Ratgeber · AT-R34REV. 2026-A
Ein Mitarbeiter kommt oder geht: was mit Arbeitsplatz und Zugängen passiert
Von Felix GötzGeschäftsführung · Informatikkaufmann (IHK)Stand:
Warum es beim Austritt fast immer klemmt
Ein Eintritt hat einen Termin und einen Menschen, der ihn einfordert. Ein Austritt hat beides nicht. Am letzten Arbeitstag steht nichts still, wenn das Benutzerkonto weiterläuft, und deswegen läuft es weiter.
Zwei Dinge sehen wir dabei immer wieder. Das erste ist das weiterlaufende Postfach: Kunden schreiben an die alte Adresse, oft noch nach Jahren, und niemand liest mit. Das zweite ist der vergessene Fernzugang. Ein VPN-Konto, ein Zugang zum Lieferantenportal, ein gespeichertes Kennwort im privaten Browser. Nichts davon macht Lärm.
Aufgefallen ist es bei uns meistens aus einem harmlosen Anlass. Bei einem Lizenzabgleich zum Beispiel, oder weil eine Rechnung an eine Adresse ging, die es im Haus gar nicht mehr geben sollte. Der letzte Arbeitstag ist der einzige Tag, an dem Sie noch alles in der Hand haben. Danach wird jede Übergabe zur Bitte.
Vor dem ersten Tag
Was ein neuer Arbeitsplatz braucht, ist selten überraschend. Es ist nur mehr, als man im Kopf behält:
- Gerät samt Bildschirm, Dockingstation und dem, was am Platz sonst hängt.
- Benutzerkonto für die Anmeldung, mit einem Kennwort, das beim ersten Start gewechselt wird.
- Postfach und E-Mail-Adresse, dazu die Signatur nach Ihrer Vorlage.
- Freigaben und Rechte auf den Laufwerken. Nur die, die der Platz wirklich braucht.
- Telefon mit Durchwahl, Drucker und Scannerziel.
- Fachanwendung mit einem freien Platz in der Lizenz.
Der Punkt, der am häufigsten den Termin kippt, ist nicht das Gerät, sondern die Lizenz. Ein Notebook lässt sich zur Not umwidmen; einen zusätzlichen Zugang in einer Branchensoftware bekommen Sie nicht über Nacht. Fragen Sie beides früh an. In unseren Angeboten steht die Lieferzeit mit drin, damit Sie ab einer Zahl planen können und nicht ab einem Gefühl.
Wo es aufhört: Personalakte, Schlüssel, Einweisung und Arbeitsschutz sind nicht unsere Baustelle. Wir richten den Arbeitsplatz ein, den Sie beschrieben haben.
Beim Austritt zählt die Reihenfolge
- Daten übergeben, solange der Mensch noch da ist. Laufende Vorgänge, persönliche Ablagen, Zugänge zu Portalen, die nur er kannte. Eine halbe Stunde am vorletzten Tag ersetzt später zwei Tage Suchen.
- Postfach regeln, bevor gesperrt wird. Sonst laufen die ersten Anfragen ins Leere und Sie erfahren es vom verärgerten Kunden.
- Dann sperren, nicht löschen. Konto deaktivieren, angemeldete Sitzungen beenden, Fernzugang entziehen, das Gerät für die Anmeldung entkoppeln.
- Geräte einsammeln und festhalten, wer wann was zurückgegeben hat. Notebook, Telefon, SIM, Speicherstick, Zugangskarte. Ein Blatt mit Datum und Unterschrift genügt.
- Gemeinsame Kennwörter wechseln. Das WLAN, der Zugang zum Router, das Konto beim Telefonanbieter. Alles, was mehrere kannten, kannte auch der, der geht.
Diese Reihenfolge gilt für den normalen Fall. Geht jemand im Streit, gilt sie nicht. Dann wird zuerst gesperrt und danach geredet. Das ist unangenehm, und es ist trotzdem richtig.
Rollen statt Einzelfälle
Wer bei jedem Neuen von vorn überlegt, was der Platz braucht, vergisst jedes Mal etwas anderes. Der Ausweg ist unspektakulär: eine Vorlage je Position. Büro, Werkstatt, Außendienst, Geschäftsführung. Darauf steht, welches Gerät, welche Programme, welche Freigaben, welche Durchwahl.
Der zweite Nutzen ist der eigentliche. Dieselbe Vorlage ist beim Austritt die Abmeldeliste, und zwar eine vollständige. Sie müssen sich nicht erinnern, was jemand alles hatte, Sie lesen es ab.
Vier oder fünf solcher Vorlagen zu schreiben ist die Arbeit eines halben Tages, und danach sind Sie fertig damit. Wer die Arbeitsplätze ohnehin zentral verwaltet, kann das Ausrollen weitgehend nach Schema fahren; wie das aussieht, steht auf der Seite Client-Management. Sonderfälle bleiben trotzdem. Die Vorlage erspart Ihnen nicht das Nachdenken, nur das Nachdenken über das Immergleiche.
Das Postfach des Ausgeschiedenen
Hier wird es heikel, und zwar nicht technisch. Technisch haben Sie drei Möglichkeiten:
- Automatische Antwort mit Verweis auf eine allgemeine Adresse. Sauber und für den Absender nachvollziehbar. Der Nachteil: Manche lesen die Antwort nicht.
- Weiterleitung in ein anderes Postfach. Praktisch, aber damit landet auch private Post bei einem Kollegen. Wenn private Nutzung erlaubt oder stillschweigend geduldet war, ist das der Punkt, an dem Sie Rat brauchen.
- Adresse abschalten. Der Absender bekommt eine Unzustellbarkeitsmeldung. Hart, dafür eindeutig.
Was keine Lösung ist: das Postfach heimlich weiterlaufen lassen und mitlesen. Sagen Sie dem Ausscheidenden vorher, was mit seiner Adresse passiert, am besten schriftlich. Das kostet fünf Minuten und nimmt der Sache die Spitze.
Ob Sie ein Postfach weiterlaufen lassen dürfen, wie lange, und was das für private Nachrichten bedeutet, ist eine Rechtsfrage. Sie gehört zu Ihrem Anwalt oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, nicht zu uns. Regeln Sie es einmal grundsätzlich, solange kein Fall ansteht; im Abgang verhandelt es sich schlecht.
Was Sie selbst führen können
Für den wichtigsten Teil brauchen Sie kein Programm und uns auch nicht. Eine Liste je Mitarbeiter genügt, solange sie vollständig ist: Zugang, wo er liegt, eingerichtet am, gesperrt am, von wem. Eine Tabelle oder ein Blatt im Ordner, beides trägt.
Entscheidend sind die Zeilen, die nicht auf dem Rechner sichtbar sind. Portale von Lieferanten, das Konto beim Telefonanbieter, der Zugang zur eigenen Website, Bestellkonten in Shops. Die vergisst man, weil sie nirgends aufpoppen.
Gehen Sie die Liste zweimal im Jahr gegen die Personalliste durch. Finden Sie einen Zugang ohne Menschen dahinter, war die halbe Stunde ihr Geld wert. Ein Kennwortmanager im Team ist der bessere Ort als das Blatt im Ordner, aber eine gepflegte Liste schlägt einen ungepflegten Manager.
Häufige Fragen
Wie früh sollten wir Bescheid geben, wenn jemand anfängt?
Sobald der Vertrag steht. Ein Gerät aus dem Lager ist schnell da, ein konfiguriertes Notebook mit bestimmter Ausstattung nicht, und eine zusätzliche Lizenz für Ihre Fachanwendung hängt am Hersteller. Verbindlich ist die Lieferzeit, die in unserem Angebot steht; ab dieser Zahl können Sie planen. Wer erst drei Tage vorher anruft, bekommt meist einen Übergangsplatz statt des richtigen.
Dürfen wir das Postfach eines Ausgeschiedenen mitlesen?
Das ist eine Rechtsfrage, und sie beantwortet Ihr Anwalt oder Ihr Datenschutzbeauftragter, nicht Ihr IT-Dienstleister. Was wir sagen können: Heimlich mitlesen ist keine Lösung, sondern ein Problem, das später auffällt. Technisch gibt es drei saubere Wege — automatische Antwort mit Verweis auf eine Sammeladresse, Weiterleitung mit Wissen des Betroffenen oder Abschalten der Adresse. Wir richten den ein, für den Sie sich entschieden haben.
Konto löschen oder nur sperren?
Erst sperren. Ein gelöschtes Konto nimmt oft mehr mit, als Ihnen im Moment bewusst ist: Postfach, persönliche Ablage, Berechtigungen in Fachanwendungen. Wie lange etwas aufbewahrt werden muss, hängt am Inhalt und nicht an der IT — das klären Sie mit Steuerberater oder Anwalt. Die Reihenfolge ist immer dieselbe: sperren, Frist abwarten, dann löschen.
Was ist mit Zugängen, die gar nicht in unserem Netz liegen?
Die sind der häufigste Fund bei einer späteren Durchsicht. Lieferantenportale, das Konto beim Telefonanbieter, der Zugang zum Onlineshop, die Verwaltung der eigenen Website: Nichts davon steht auf dem Rechner des Ausgeschiedenen, und genau deshalb fällt es niemandem auf. Diese Zugänge finden Sie nur über eine Liste, die Sie selbst führen.
Machen Sie das auch einzeln, ohne laufende Betreuung?
Ja. Ein Ein- oder Austritt ist ein abgeschlossener Auftrag und läuft meist per Fernwartung; vor Ort sind wir, wenn ein Gerät angefasst werden muss. Abgerechnet wird nach Aufwand mit 80 € zzgl. MwSt. je Stunde, jede angefangene Viertelstunde. Bei laufender Betreuung ist es Routine, weil die Rollenvorlagen dann schon vorliegen.