Werkzeug AT-W1REV. 2026-A
Ihre E-Rechnungsfrist in drei Fragen
Für das Empfangen ist die Frist längst abgelaufen, für das Ausstellen kommt sie gestaffelt. Welche der beiden Sie gerade betrifft, hängt an drei Angaben, die Sie ohne Unterlagen beantworten können. Das Ergebnis nennt zu jeder Frist die Norm, in der sie steht.
01 / SELBSTAUSKUNFT
Drei Fragen, eine Frist
Selbstauskunft · drei Fragen
Dieses Werkzeug gibt Orientierung, keine Steuerberatung. Welcher Umsatz zählt und ob eine Ausnahme greift, entscheidet Ihr Steuerberater.
02 / WORUM ES GEHT
Was eine E-Rechnung überhaupt ist
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Üblich sind XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD ab Version 2.0, bei dem die Daten in einer PDF-Datei stecken. Das entscheidende Wort ist „strukturiert": Gemeint ist eine Datei, die ein Rechnungsprogramm ohne Abtippen einlesen und verbuchen kann. Ein eingescanntes Blatt oder ein gewöhnliches PDF sieht zwar aus wie eine Rechnung, gilt rechtlich aber nur als „sonstige Rechnung".
Dahinter steht eine Umstellung des gesamten Rechnungsverkehrs zwischen Unternehmen: Rechnungsdaten sollen maschinell auswertbar werden, unter anderem um Umsatzsteuerbetrug zu erschweren. Die Pflicht läuft deshalb in Stufen an — empfangen können muss jedes inländische Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025, ausstellen müssen umsatzstärkere Betriebe ab dem 1. Januar 2027 und alle übrigen ab dem 1. Januar 2028.
Für einen kleinen Betrieb heißt das praktisch zweierlei: Eingehende E-Rechnungen müssen lesbar gemacht und 8 Jahre als Datei aufbewahrt werden, und für die eigene Rechnungsstellung muss klar sein, ab wann sie umgestellt sein muss. Genau diese Frage beantwortet der Check oben; was danach zu tun ist, steht in den Abschnitten darunter.
03 / ENTSCHEIDUNGSWEG
Wie der Check entscheidet
Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Zuerst wird geklärt, ob die Pflicht überhaupt greift: Sie gilt nur für Leistungen an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen, und nur wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Wer ausschließlich Privatkunden abrechnet, ist an dieser Stelle fertig.
Erst danach kommt die Befreiung für Kleinunternehmer, und ganz zuletzt die Umsatzschwelle. Diese Reihenfolge spart Ihnen die Frage nach dem Umsatz, wenn sie für Ihren Fall ohnehin keine Rolle spielt. Bei „weiß ich nicht" nennt der Check beide möglichen Fristen statt einer geratenen.
Wer den Hintergrund lesen will statt nur das Ergebnis: Der Ratgeber zu Pflichten und Fristen bei der E-Rechnung erklärt die Formate, die Aufbewahrung und die typischen Missverständnisse ausführlich.
04 / DIE REGEL
Was im Gesetz steht
Empfangen
seit 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht mehr nötig.
§ 14 Abs. 1 UStG
Ausstellen
1. Januar 2027 oder 1. Januar 2028
Lag der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen inländische Rechnungen an Geschäftskunden ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung herausgehen. Für alle übrigen Betriebe beginnt die Pflicht zum Ausstellen am 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papier und PDF weiter zulässig, sofern der Empfänger damit einverstanden ist.
§ 27 Abs. 38 UStG
Aufbewahren
8 Jahre
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung gehört der strukturierte Datensatz selbst dazu — ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF-Kopie genügt nicht.
§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO
Wofür die Pflicht gilt
Die Pflicht zur E-Rechnung greift nur bei Leistungen an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen, und nur wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht darunter, Rechnungen an Kunden im Ausland ebenfalls nicht.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Üblich sind XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD ab Version 2.0, bei dem die Daten in einer PDF-Datei stecken.
Ausnahmen vom Ausstellen
- Kleinunternehmer§ 19 UStG, § 34a UStDVWer nach § 19 UStG abrechnet, darf seine Rechnungen dauerhaft als Papier oder als sonstige Rechnung verschicken. Ein Enddatum gibt es dafür nicht.
- Rechnungen bis 250 Euro§ 33 UStDVEine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto darf weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Fahrausweise§ 34 UStDVEin Fahrausweis gilt als Rechnung, ohne dass eine E-Rechnung nötig wird.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze§ 4 Nr. 8 bis 29 UStGFür diese Umsätze besteht bereits keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen — damit auch keine zur E-Rechnung.
Keine dieser Ausnahmen befreit vom Empfang. Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe hängen bleiben: Wer selbst nichts elektronisch ausstellen muss, bekommt trotzdem elektronische Rechnungen und muss etwas damit anfangen können.
Rechtsgrundlagen zuletzt geprüft am 17. August 2026.
05 / GRENZEN
Was der Check nicht beantwortet
- Ob ein Umsatz in den Gesamtumsatz einzurechnen ist. Danach richtet sich die Schwelle von 800.000 €, und die Antwort hängt an Ihrer Buchführung. Diese Zahl kommt aus der Kanzlei.
- Ob eine Ausnahme auf Ihren Fall passt. Steuerfreie Umsätze und Sonderfälle sind im Einzelnen zu prüfen. Wir bilden hier nur ab, was allgemein gilt.
- Was ein Verstoß kostet. Dazu geben wir bewusst keine Zahl an. Eine Aussage weniger ist besser als eine falsche.
- Ob Ihre Software das kann. Das lässt sich nicht beantworten, ohne sie gesehen zu haben.
06 / NÄCHSTER SCHRITT
Vier Punkte, die vor der Frist erledigt sein sollten
- Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen einlesen kann. Viele Programme können es seit einem Update, ohne dass es jemand bemerkt hat.
- Einen Ablageort festlegen, der gesichert wird. Das Postfach ist keiner.
- Den Vorjahresumsatz mit der Kanzlei abgleichen. Daran hängt, ob für Sie 1. Januar 2027 oder 1. Januar 2028 gilt.
- Einen Softwarewechsel einplanen, solange die Frist nicht drückt. Zum Jahreswechsel ist ein Wechsel ruhiger als im laufenden Betrieb.
Die Punkte eins, zwei und vier sind IT-Arbeit. Was wir dafür berechnen, steht offen auf dem Preisblatt; wie die laufende Betreuung aussieht, beschreibt die Seite zur Firmen-IT.
07 / HÄUFIGE FRAGEN
Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Erleichterung in § 34a UStDV betrifft allein das Ausstellen. Wer nach § 19 UStG abrechnet, muss E-Rechnungen trotzdem entgegennehmen und lesbar machen können. In den meisten Betrieben genügt dafür ein E-Mail-Postfach.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931. Üblich sind XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD ab Version 2.0, bei dem die Daten in einer PDF-Datei stecken. Ein PDF ohne eingebettete Daten gilt als sonstige Rechnung.
Welcher Umsatz entscheidet über 2027 oder 2028?
Der Gesamtumsatz des Rechnungsstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, geregelt in § 27 Abs. 38 UStG. Für die Frist zum 1. Januar 2027 zählt also das Jahr 2026. Welche Beträge in diesen Gesamtumsatz eingehen, klärt Ihr Steuerberater.
Was gilt für Rechnungen unter 250 Euro?
Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto darf weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden, § 33 UStDV. Das ist eine Erleichterung beim Ausstellen und keine beim Empfangen.
Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufheben?
Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz selbst. Ein Ausdruck genügt dafür nicht, und ein Mailpostfach ist kein Archiv.
Ersetzt dieser Check den Steuerberater?
Nein. Das Werkzeug ordnet die Fristen zu, die im Gesetz stehen, und nennt zu jeder die Norm. Die steuerliche Bewertung Ihres Falls gehört zum Steuerberater. Wir kümmern uns um das, was danach kommt: dass die Dateien im Betrieb ankommen und in acht Jahren noch lesbar sind.
Sie wissen jetzt, wann es soweit ist. Ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen verarbeiten kann, sehen wir uns an und sagen Ihnen, was fehlt. Wir sind in Rodewisch.
+49 3744 4399760