Ratgeber · AT-R22REV. 2026-A
E-Rechnung: welche Pflicht wann für Ihren Betrieb gilt
Stand:
Empfangen: die Frist ist abgelaufen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für kleine Betriebe. Auch wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG abrechnet, muss E-Rechnungen entgegennehmen können.
In der Praxis genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Eine E-Rechnung kommt als Datei an, nicht über ein besonderes Portal. Der Aufwand entsteht erst danach: Die Datei muss lesbar sein, in die Buchhaltung gelangen und richtig abgelegt werden.
Ausstellen: zwei Termine, einer davon Ihrer
Hier greift eine Staffelung nach Umsatz, geregelt in § 27 Abs. 38 UStG. Entscheidend ist der Gesamtumsatz des Rechnungsstellers im Vorjahr, nicht der Umsatz Ihres Kunden und nicht die Höhe der einzelnen Rechnung.
- Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, inländische B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 gilt das für alle übrigen. Bis dahin dürfen kleinere Betriebe weiter Papier oder PDF schicken, sofern der Empfänger zustimmt.
Für einen Handwerksbetrieb mit fünf Beschäftigten heißt das meistens: 2028. Das klingt weit weg, ist es aber nicht, wenn die Rechnungssoftware ohnehin einmal gewechselt werden muss.
Welche der beiden Fristen für Ihren Betrieb gilt, beantworten drei Fragen im E-Rechnungs-Check. Der rechnet im Browser, es wird nichts übertragen.
Wer ausgenommen bleibt
Von der Pflicht zum Ausstellen sind ausgenommen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV), Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Rechnungen an Privatkunden fallen ohnehin nicht darunter — die Pflicht betrifft nur Geschäftskunden im Inland.
Wichtig ist der Unterschied: Wer vom Ausstellen befreit ist, bleibt trotzdem zum Empfang verpflichtet.
Was eine E-Rechnung technisch ist
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0, bei dem die XML-Daten in einer PDF-Datei stecken. ZUGFeRD ist für den Anfang angenehmer, weil ein Mensch die Rechnung weiterhin ansehen kann.
Der Punkt, der später Ärger macht
E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren, also die XML-Datei selbst oder das PDF/A-3 mit eingebetteten Daten. Ein Ausdruck oder ein normales PDF genügt nicht. Die Frist beträgt acht Jahre, seit sie zum 1. Januar 2025 für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt wurde.
Damit wird aus einem Buchhaltungsthema ein IT-Thema: Acht Jahre lang müssen diese Dateien auffindbar, lesbar und unverändert bleiben. Wer sie im Mailpostfach liegen lässt, hat sie nach dem ersten Rechnerwechsel verloren. Wie eine Ablage aussieht, die das aushält, steht im Ratgeber E-Rechnungen acht Jahre aufbewahren; wie die Sicherung darunter aufgebaut wird, in der 3-2-1-Regel.
Was jetzt zu tun ist
- Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen lesen kann. Viele Programme können es seit einem Update, ohne dass es jemand bemerkt hat.
- Einen Ablageort festlegen, der gesichert wird — nicht das Postfach.
- Den Vorjahresumsatz 2026 mit dem Steuerberater abgleichen. Er entscheidet, ob für Sie 2027 oder 2028 gilt.
- Den Softwarewechsel einplanen, bevor die Frist drückt. Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist ruhiger als einer im laufenden Betrieb.
Die steuerliche Bewertung gehört zum Steuerberater. Wir kümmern uns um das, was danach kommt: dass die Dateien ankommen, am richtigen Ort liegen und in acht Jahren noch lesbar sind.