Ratgeber · AT-R25REV. 2026-A
E-Rechnungen acht Jahre aufbewahren: wie die Ablage aussehen muss
Stand:
Acht Jahre, gerechnet ab Jahresende
Die Frist steht in § 147 AO und beträgt für Rechnungen acht Jahre. Bis Ende 2024 waren es zehn; zum 1. Januar 2025 wurde sie verkürzt. Gezählt wird nicht ab dem Rechnungsdatum, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres. Eine Rechnung aus dem August 2026 ist damit bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren. Planen Sie also mit neun Jahren Liegezeit, nicht mit acht.
Ab wann Ihr Betrieb selbst E-Rechnungen ausstellen muss und was für Kleinunternehmer gilt, steht im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht. Welche Frist konkret auf Sie zutrifft, beantwortet der E-Rechnungs-Check in drei Fragen. Auf dieser Seite geht es um die Zeit danach.
Originalformat heißt: die Datei, die angekommen ist
Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF/A-3 mit den eingebetteten Daten. Ein Ausdruck erfüllt die Pflicht nicht. Ein PDF, das Ihr Buchhaltungsprogramm aus der XML-Datei erzeugt, ebenfalls nicht: Darin fehlen genau die Daten, die aus einer Rechnung eine E-Rechnung machen.
Das klingt spitzfindig, hat aber eine sehr praktische Seite. Der häufigste Fehler, der uns begegnet, läuft so ab: Die XML-Datei kommt per Mail an, jemand öffnet sie im Buchhaltungsprogramm, druckt die Ansicht als PDF und legt dieses PDF ab. Die Mail wandert in den Papierkorb, weil die Rechnung ja „drin" ist. Damit ist das Original weg, und es fällt niemandem auf, bis jemand danach fragt.
Warum das Postfach als Archiv scheitert
Ein Postfach ist ein Eingang. Es ist dafür gebaut, dass etwas ankommt, nicht dafür, dass etwas neun Jahre unangetastet liegen bleibt. Vier Wege, auf denen Rechnungen daraus verschwinden:
- Der Rechnerwechsel. Wird das Konto per POP3 abgerufen, liegen die Nachrichten ausschließlich auf diesem einen Gerät. Beim Umzug kommen sie oft nicht mit, weil beim Einrichten niemand nach ihnen fragt. Worauf dabei zu achten ist, steht unter Daten auf den neuen Rechner umziehen.
- Der Anbieterwechsel. Ein Umzug zu einem anderen Mailanbieter überträgt die Postfächer in der Regel mit, aber nicht immer vollständig und fast nie mit Nachweis. Ob die Eingangsrechnung von 2027 danach noch da ist, prüft niemand.
- Das gekündigte Postfach. Der Mitarbeiter, an dessen Adresse die Lieferantenrechnungen gingen, verlässt den Betrieb. Das Postfach wird gelöscht, weil es monatlich Geld kostet. Mit ihm gehen Belege, die noch sechs Jahre vorzuhalten wären.
- Die Aufräumaktion. Der Speicher ist voll, das Programm wird langsam, und der schnellste Weg zurück in die Arbeit heißt „alles vor 2028 löschen".
Dazu kommt das Auffinden. In einem Postfach mit vierzigtausend Nachrichten die Eingangsrechnung eines bestimmten Lieferanten aus dem März 2027 zu suchen, ist bei einer Betriebsprüfung keine gute Ausgangslage.
Unveränderbar, ohne Spezialsoftware
Die GoBD verlangen, dass ein Beleg nach dem Eingang nicht mehr unbemerkt verändert werden kann. In einem Rechenzentrum bedeutet das ein Archivsystem mit Protokoll. In einem Betrieb mit acht Beschäftigten bedeutet es meistens weniger:
- Die abgelegten Dateien werden nicht mehr angefasst. Gebucht und bearbeitet wird in der Buchhaltung, nicht im Archivordner.
- Schreibrechte auf den Ordner hat, wer sie zum Ablegen braucht. Alle anderen dürfen lesen.
- Die Sicherung behält ältere Stände, statt nur den aktuellen zu spiegeln. Ein synchronisierter Cloud-Ordner erfüllt das nicht: Was gelöscht wird, ist überall gelöscht.
Wie die Ablage aussieht
Die Struktur, die sich hält, ist unspektakulär: ein Ordner je Geschäftsjahr, darunter Eingang und Ausgang. Innerhalb davon entscheidet der Dateiname darüber, ob etwas gefunden wird.
2026-03-14_Musterbau-GmbH_RE-2026-0817.xmlDas Datum steht vorn, weil dann die Sortierung im Ordner der Zeitachse folgt. Danach der Absender, danach die Rechnungsnummer. Eine ZUGFeRD-Datei bekommt denselben Namen mit der Endung .pdf. Wer zusätzlich eine Sichtkopie will, legt sie daneben — zusätzlich, nicht anstelle.
Der Ort wiegt schwerer als die Struktur. Er gehört auf Speicher, der gesichert wird, und diese Sicherung gehört nach der 3-2-1-Regel aufgebaut. Ob sie trägt, zeigt sich erst beim Zurückholen; dafür gibt es den Wiederherstellungstest. Eine Ablage ohne geprüfte Sicherung ist nur ein Ordner mit einem ordentlichen Namen.
Der Punkt, den fast alle vergessen
Eine Datei aufzubewahren und eine Datei öffnen zu können, sind zwei verschiedene Dinge. In acht Jahren ändert sich mehr, als man beim Anlegen des Ordners annimmt.
Bei XRechnung ist die Lage entspannt: XML ist Text, den auch 2034 noch jedes Programm einlesen kann. Kritisch wird es, wenn das Archiv im Buchhaltungsprogramm liegt. Läuft die Lizenz aus oder wechseln Sie den Anbieter, stecken die Belege in einer Datenbank, an die Sie nicht mehr herankommen. Fragen Sie deshalb vor dem Kauf, wie sich sämtliche Belege als einzelne Dateien herausholen lassen, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
Der zweite Stolperstein ist ein verschlüsselter Datenträger, dessen Schlüssel nach einem Personalwechsel niemand mehr hat. Die Dateien sind dann vorhanden und trotzdem verloren. Wo der Wiederherstellungsschlüssel liegt, gehört auf dasselbe Blatt wie die übrigen Zugänge.
Gegen beides hilft eine Gewohnheit: Öffnen Sie einmal im Jahr eine Rechnung aus dem ältesten Ordner. Das dauert fünf Minuten und ist der einzige Nachweis, dass die Ablage noch tut, wofür sie eingerichtet wurde.
Häufige Fragen
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
Nein. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz selbst, also die XML-Datei oder das PDF/A-3 mit den eingebetteten Daten. Ein Ausdruck darf zusätzlich in den Ordner, er ersetzt das Original aber nicht.
Darf ich zusätzlich ein normales PDF ablegen?
Ja. Eine Sichtkopie ist erlaubt und macht den Alltag leichter, weil sich die Rechnung ohne Fachprogramm ansehen lässt. Sie tritt neben das Original, nicht an dessen Stelle.
Brauche ich ein revisionssicheres Archivsystem?
Nicht zwangsläufig. Gefordert ist, dass die Belege unverändert bleiben und in angemessener Zeit auffindbar sind. Ein Archivsystem ist ein Weg dorthin, eine geordnete Ablage auf gesichertem Speicher ein anderer. Bei ein paar hundert Rechnungen im Jahr ist ein eigenes System meist Aufwand ohne Gegenwert.
Gilt die Frist auch für Rechnungen, die ich selbst schreibe?
Ja, Ausgangsrechnungen genauso, und zwar in dem Format, in dem sie versendet wurden. Viele Programme legen sie automatisch ab. Nachsehen sollte man trotzdem, ob dort die E-Rechnungsdatei liegt und nicht nur ein Druckbild.
Wann genau läuft die Frist ab?
Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 darf damit frühestens nach dem 31. Dezember 2034 gelöscht werden. Läuft eine Betriebsprüfung oder ist die Festsetzungsfrist noch offen, verlängert sich das.
Zählt ein synchronisierter Cloud-Ordner als Archiv?
Als alleiniger Ablageort nicht. Synchronisation überträgt auch das Löschen und das Überschreiben. Papierkorb und Versionen der Anbieter reichen einige Wochen zurück, nicht acht Jahre. Als eine von mehreren Kopien ist so ein Ordner brauchbar.