Ratgeber · AT-R27REV. 2026-A
IT im Verein: was wirklich nötig ist — und was nur Geld kostet
Stand:
Drei Dinge müssen sitzen
Ein Verein ist keine kleine Firma, auch wenn ihm oft verkauft wird, was für eine Firma gedacht war. Er braucht keinen Server im Vereinsheim und keine Verwaltungssoftware mit Modulen, die niemand öffnet. Nötig ist ein überschaubarer Kern:
- Die Mitgliederdaten. Sie liegen geordnet an einer Stelle, werden gesichert und genügen den Regeln des Datenschutzes.
- Die Zugänge. Konten, Kennwörter und Rechte überstehen einen Vorstandswechsel, ohne dass jemand suchen muss.
- Der Außenauftritt. Eine Website mit Impressum und eine Mailadresse des Vereins statt der privaten des Kassierers.
Wer diese drei Punkte geordnet hat, kann über den Rest in Ruhe entscheiden. Eine Vereinssoftware im Abonnement kann sinnvoll sein; nötig ist sie nicht. Sie wird es auch nicht dadurch, dass der Nachbarverein eine hat.
Der Klassiker: alles hängt an einer Person
In fast jedem Verein gibt es jemanden, der sich kümmert. Solange diese Person da ist, läuft es. Sichtbar wird die Abhängigkeit erst beim Wechsel, und dann meistens am Montag nach der Mitgliederversammlung.
Beim Vorstandswechsel wechseln mehr Zugänge, als auf der Tagesordnung stehen: die Verwaltung der Website, das Online-Banking, das Mailpostfach, die Mitgliederliste, das Konto beim Anbieter der Domain. Oft weiß nur der Alte, wo was liegt. Manchmal läuft ein Konto auf seine private Mailadresse, und die geht mit ihm.
Die Abhilfe ist unspektakulär: eine Zugangsliste an einem vereinbarten Ort, geführt wie die Vereinskasse. Darauf steht, um welchen Dienst es geht, unter welcher Adresse das Konto läuft und wer zuständig ist. Die Kennwörter gehören in einen Passwortspeicher, auf den zwei Personen zugreifen können. Zwei deshalb, weil eine Person derselbe Ausfallpunkt bleibt, den Sie gerade beseitigen wollten.
Dasselbe Motiv gibt es privat, dort geht es um Erben statt um den nächsten Vorstand: Digitaler Nachlass. Ist ein Zugang schon verloren, beschreibt der Ratgeber Passwort vergessen, welche Wege es je nach Konto noch gibt.
Die Mitgliederliste ist Datenschutzsache
Ein Verein ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher, genauso wie ein Betrieb. Die DSGVO kennt keine Ausnahme für kleine Organisationen und keine für ehrenamtliche. Sobald Sie Namen, Anschriften und Bankverbindungen Ihrer Mitglieder verarbeiten, gelten dieselben Regeln wie anderswo. Praktisch heißt das drei Dinge.
Die Liste gehört an eine Stelle. Fünf Fassungen auf fünf privaten Rechnern sind fünf Datenbestände, die auseinanderlaufen. Wer ausscheidet, nimmt seine Kopie mit, ohne dass es jemand merkt. Ein gemeinsamer Ablageort mit geregeltem Zugriff löst das, ein Rundmail-Anhang nicht.
Mitglieder haben ein Auskunftsrecht. Nach Art. 15 DSGVO kann jedes Mitglied verlangen zu erfahren, welche Daten der Verein über es gespeichert hat. Das ist selten, kommt aber vor, meistens nach Streit. Beantworten lässt sich die Frage nur, wenn jemand weiß, wo überall Daten liegen.
Fotos sind eine eigene Frage. Bei Aufnahmen, die einzelne Personen in den Mittelpunkt stellen, ist die Einwilligung der Abgebildeten der sichere Weg; bei Minderjährigen ist sie unumgänglich. Bei großen Übersichtsaufnahmen kann das berechtigte Interesse des Vereins an seiner Außendarstellung tragen, das aber im Einzelfall abzuwägen ist.
Einen Datenschutzbeauftragten braucht ein normaler Verein nicht. Die Pflicht greift nach § 38 Absatz 1 BDSG erst, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von dieser Zahl gilt sie, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist oder Daten geschäftsmäßig zur Übermittlung verarbeitet werden. Beides ist im Vereinsalltag die Ausnahme.
Stand: August 2026. Seit Juli 2026 liegt ein Gesetzentwurf vor, der § 38 Absatz 1 BDSG streichen soll. In Kraft ist er nicht. Auf die übrigen Pflichten aus der DSGVO hätte die Streichung ohnehin keine Auswirkung.
Führen Sie die Mitgliederverwaltung bei einem Anbieter im Netz, geben Sie die Daten aus der Hand. Dafür braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO; was hineingehört und wer keinen braucht, steht im Ratgeber Auftragsverarbeitungsvertrag.
Sichern, was weh täte
Drei Bestände treffen einen Verein wirklich, wenn sie fehlen: die Mitgliederliste, das Kassenbuch mit den Belegen und die Chronik samt Fotos. Die ersten beiden lassen sich mit Mühe rekonstruieren, die Chronik nicht. Vierzig Jahre Vereinsgeschichte gibt es kein zweites Mal, und sie liegt erfahrungsgemäß auf einem Rechner.
Eine Kopie beim Schriftführer zu Hause ist keine Sicherung, sondern ein zweites Risiko: Sie veraltet unbemerkt, und im Zweifel weiß niemand, welche Fassung die richtige ist. Eine Sicherung ist erst dann eine, wenn sie regelmäßig läuft, außer Haus liegt und schon einmal zurückgespielt wurde.
Wie das ohne großen Aufwand aufgebaut wird, steht in der 3-2-1-Regel. Für einen Verein reicht meist die kleine Fassung davon: der Arbeitsstand, eine externe Festplatte, ein Onlinespeicher.
Wenn die Kasse knapp ist
Fragen Sie nach Konditionen für Gemeinnützige. Mehrere große Anbieter geben gemeinnützigen Organisationen Bürosoftware kostenlos oder deutlich verbilligt; vermittelt wird das über ein Spendenportal für Non-Profits, Voraussetzung ist der Nachweis der Gemeinnützigkeit. Die Bedingungen ändern sich allerdings: Microsoft hat sein kostenloses Paket zum 1. Juli 2025 eingeschränkt. Was heute gilt, sagt Ihnen der Anbieter. Nachfragen kostet nichts.
Gebrauchte Technik reicht. Für Kassenbuch, Protokoll und Mitgliederliste genügt ein Notebook aus dem Leasingrücklauf. Wichtig ist allein, dass es noch Sicherheitsupdates bekommt. Ein Gerät, das dafür zu alt ist, ist auch geschenkt zu teuer.
Eine eigene Seite schlägt eine tote Facebook-Seite. Ein Webauftritt mit Adresse, Terminen und Impressum erfüllt seinen Zweck, auch wenn er schlicht ist. Eine Facebook-Seite, deren letzter Beitrag drei Jahre alt ist, wirkt wie ein Verein, den es nicht mehr gibt. Und die eigene Seite gehört dem Verein.
Das Vereinsheim: WLAN, Kasse, Beamer
Ein Anschluss, ein Router, WLAN im Saal, ein Notebook für die Kasse beim Fest, ein Beamer für Versammlungen: Viel mehr steht in einem Vereinsheim selten. Wirklich nötig ist davon zweierlei. Ein WLAN, das dort trägt, wo gearbeitet wird. Ein Repeater in der Ecke des Saals reicht selten bis auf den Hof, und beim Fest steht die Kasse erfahrungsgemäß genau dort. Und ein Kassen-Notebook, das auch ohne Netz weiterarbeitet. Beim Beamer entscheidet weniger die Helligkeit als die Frage, ob der Anschluss zu dem Notebook passt, das jemand mitbringt.
Verzichtbar ist der eigene Server. Was ein Verein an Dateien hat, passt in einen Onlinespeicher, und ein Gerät im Nebenraum, um das sich niemand kümmert, ist eher ein Risiko als eine Anlage.
Häufige Fragen
Braucht unser Verein einen Datenschutzbeauftragten?
In aller Regel nicht. Nach § 38 Absatz 1 BDSG ist eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, sobald in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Diese Zahl erreicht ein normaler Verein nicht. Unabhängig von der Personenzahl greift die Pflicht trotzdem, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist oder wenn Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung verarbeitet werden. Alle übrigen Pflichten der DSGVO gelten ohnehin, auch ohne benannte Person.
Dürfen wir die Mitgliederliste in Excel führen?
Ja. Kein Gesetz schreibt ein bestimmtes Programm vor. Entscheidend ist, wo die Datei liegt, wer darauf zugreifen kann und ob sie gesichert wird. Kritisch wird Excel erst dort, wo aus einer Datei fünf werden: Sobald mehrere Vorstandsmitglieder eigene Kopien auf privaten Rechnern pflegen, weiß niemand mehr, welche Fassung stimmt, und eine Auskunft an ein Mitglied lässt sich nicht mehr sauber erteilen.
Braucht unsere Vereins-Website ein Impressum?
Ja, sobald der Auftritt über eine reine Privatseite hinausgeht. § 5 DDG verlangt für geschäftsmäßige digitale Dienste Angaben, die leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein müssen: Name und Anschrift, bei juristischen Personen zusätzlich Rechtsform und Vertretungsberechtigte, Angaben für die schnelle elektronische Kontaktaufnahme einschließlich E-Mail-Adresse sowie die Registernummer. Das DDG hat das Telemediengesetz im Mai 2024 abgelöst; wer noch „§ 5 TMG" auf der Seite stehen hat, zitiert eine Norm, die es nicht mehr gibt.
Dürfen wir Fotos vom Vereinsfest auf die Website stellen?
Das kommt auf das Bild an. Für Aufnahmen, die einzelne Personen in den Mittelpunkt stellen, ist die Einwilligung der Abgebildeten der sichere Weg, und bei Minderjährigen führt kein Weg daran vorbei. Bei großen Übersichtsaufnahmen, auf denen niemand herausgestellt wird, kann sich der Verein auf sein berechtigtes Interesse an der Außendarstellung stützen. Das setzt aber eine Abwägung im Einzelfall voraus. Praktisch heißt das: Wer beim Fest fotografiert, sollte vorher wissen, welche Bilder später online sollen.
Was machen wir bei einem Vorstandswechsel mit den Zugängen?
Passwörter werden nicht weitergereicht, sondern geändert. Gehen Sie die Zugangsliste Punkt für Punkt durch, setzen Sie jedes Kennwort neu und tragen Sie die neue verantwortliche Person ein. Konten, die auf eine private Mailadresse laufen, werden dabei auf eine Adresse des Vereins umgestellt. Sonst hängt die Wiederherstellung eines Zugangs am Postfach eines ausgeschiedenen Mitglieds. Halten Sie die Übergabe schriftlich fest, wie bei der Kasse.
Was kostet eine Vereins-Website?
Das hängt vom Umfang ab, deshalb steht hier keine Katalogzahl. Sie beschreiben, was auf die Seite soll, und bekommen dafür einen Festpreis, den wir vorher schriftlich nennen. Kommt später etwas dazu, ist das ein eigenes Angebot. Welche Konditionen für eingetragene Vereine gelten, steht auf der Seite IT für Vereine.