Werkzeug AT-W17REV. 2026-A
E-Mail-Signatur-Generator: Pflichtangaben je Rechtsform, fertig für Outlook
Eine geschäftliche E-Mail ist ein Geschäftsbrief. Bei GmbH, UG, KG, OHG, eingetragenem Kaufmann, AG, Genossenschaft und Partnerschaft gehören deshalb Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer in die Signatur, bei GmbH, AG und eG zusätzlich alle Geschäftsführer bzw. Vorstände. Dieser Generator prüft Ihre Angaben für Ihre Rechtsform, nennt zu jeder Pflicht den Paragrafen und erzeugt die Signatur für Outlook, Gmail und Apple Mail, gestaltet oder als Nur-Text.
- kostenlos
- jede Pflicht mit Paragraf
- nichts wird übertragen
01 / GENERATOR
Signatur erstellen und auf Pflichtangaben prüfen
Signatur · Pflichtangaben je Rechtsform · entsteht im Browser
Keine Rechtsberatung. Das Werkzeug prüft, ob die gesetzlich verlangten Angaben da sind, nicht, ob sie stimmen. Jede Pflicht steht mit Paragraf daneben, geprüft am Gesetzestext. Was Sie eintragen, bleibt in Ihrem Browser.
Der Generator schickt nichts an unseren Server. Er arbeitet auch ohne Internetverbindung weiter, sobald die Seite geladen ist.
02 / GESCHÄFTSBRIEF
Warum in die E-Mail-Signatur Pflichtangaben gehören
Wer für ein eingetragenes Unternehmen einem Kunden, einem Lieferanten oder einem Amt mailt, verschickt rechtlich einen Geschäftsbrief. Für die GmbH regelt das § 35a GmbHG, für den eingetragenen Kaufmann § 37a HGB, für OHG und KG die §§ 125 und 177a HGB, für Aktiengesellschaft und Genossenschaft § 80 AktG und § 25a GenG. Alle gelten für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden". Die Worte zur Form kamen zum 1. Januar 2007 mit dem Gesetz über elektronische Handelsregister (EHUG) hinein, um E-Mails ausdrücklich einzuschließen.
Gemeint ist die Mail nach außen. Interne Nachrichten unter Kollegen gelten nach verbreiteter Auffassung nicht als Geschäftsbrief. Eine Ausnahme kennen die Vorschriften für Vordrucke in einer laufenden Geschäftsverbindung, in die nur Einzelangaben eingesetzt werden. Darauf würden wir nicht bauen. Einfacher ist eine Signatur, die das Mailprogramm von selbst an jede Mail nach außen hängt, auch an Antworten und Weiterleitungen.
Fehlt etwas, kann das Registergericht ein Zwangsgeld festsetzen, bei der GmbH bis 5.000 Euro je Festsetzung (§ 79 GmbHG). Öfter als das Gericht bemerkt es der Empfänger. Eine Mail ohne Sitz und Registernummer sieht unfertig aus, und fehlende Angaben zum Absender zählen in der Phish Scale des US-Normungsinstituts NIST zu den Merkmalen betrügerischer Mails Steves 2020.
Was keine Pflicht ist
Telefon, Mobilnummer, E-Mail-Adresse und Website verlangt keine der Vorschriften, nicht einmal den Namen der Person, die schreibt. Sinnvoll sind sie trotzdem: Wer antworten oder anrufen will, sucht sie in der Signatur, und Mails ohne Unterschrift störten die Empfänger in einem Experiment besonders Stephens 2009. Auch die USt-IdNr. ist freiwillig; Pflicht ist sie auf Rechnungen (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Logo, Werbezeile und Vertraulichkeitshinweis sind Kür, und zu allen dreien steht weiter unten, warum wir sie weglassen.
03 / PFLICHTANGABEN
Pflichtangaben in der E-Mail je Rechtsform
Die Tabelle zeigt, was die jeweilige Vorschrift verlangt. Jede Norm haben wir am 13. November 2026 im Wortlaut auf gesetze-im-internet.de nachgelesen. Seit dem Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) steht die Regel für OHG und KG in § 125 HGB; viele ältere Ratgeber nennen noch § 125a, den es in dieser Form nicht mehr gibt.
| Rechtsform | Vorschrift | In die Signatur | Hinweis |
|---|---|---|---|
| GmbHGesellschaft mit beschränkter Haftung | § 35a GmbHG | Firma mit Rechtsformzusatz · Sitz · Registergericht · Registernummer · alle Geschäftsführer, Vorname ausgeschrieben · Vorsitz des Aufsichtsrats, falls einer gebildet ist (falls vorhanden) | Das Stammkapital ist freiwillig. Wer es nennt, muss das Stammkapital nennen und, falls nicht alles eingezahlt ist, die ausstehenden Einlagen (§ 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG). |
| UG (haftungsbeschränkt)Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) | § 35a GmbHG | Firma mit Rechtsformzusatz · Zusatz „UG (haftungsbeschränkt)" ausgeschrieben, nicht nur „UG" · Sitz · Registergericht · Registernummer · alle Geschäftsführer, Vorname ausgeschrieben · Vorsitz des Aufsichtsrats, falls einer gebildet ist (falls vorhanden) | Es gelten dieselben Angaben wie bei der GmbH. Der Zusatz muss „UG (haftungsbeschränkt)" oder „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)" lauten; „UG" allein genügt nicht (§ 5a Abs. 1 GmbHG). |
| GmbH & Co. KGKommanditgesellschaft mit einer GmbH als persönlich haftender Gesellschafterin | §§ 125, 177a HGB | Firma mit Rechtsformzusatz · Sitz · Registergericht · Registernummer · Firma der Komplementär-GmbH · Sitz der Komplementär-GmbH · Registergericht der Komplementär-GmbH · Registernummer der Komplementär-GmbH · alle Geschäftsführer der Komplementär-GmbH | Zwei Sätze Angaben: die der KG und die der Komplementär-GmbH mit allen Geschäftsführern. Weil keine natürliche Person unbeschränkt haftet, verlangt § 125 Abs. 1 Satz 2 HGB über § 177a HGB die Angaben zur GmbH. |
| KGKommanditgesellschaft | §§ 125, 177a HGB | Firma mit Rechtsformzusatz · Sitz · Registergericht · Registernummer | Haftet mindestens eine natürliche Person unbeschränkt, genügen die Angaben der KG selbst. Ist die Komplementärin eine GmbH, wählen Sie „GmbH & Co. KG". |
| OHGoffene Handelsgesellschaft | § 125 HGB | Firma mit Rechtsformzusatz · Sitz · Registergericht · Registernummer | Ist kein Gesellschafter eine natürliche Person, kommen die Firmen der Gesellschafter mit deren eigenen Pflichtangaben hinzu (§ 125 Abs. 1 Satz 2 HGB). Das Formular bildet diesen seltenen Fall nicht ab; nutzen Sie dafür die freie Zeile. |
| e. K.eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau | § 37a HGB | Firma · Bezeichnung „eingetragener Kaufmann", „eingetragene Kauffrau" oder „e. K." · Ort der Handelsniederlassung · Registergericht · Registernummer | Der Name des Inhabers ist keine Pflichtangabe, schadet aber nicht. Wichtig ist der Zusatz „e. K." an der Firma. |
| AGAktiengesellschaft | § 80 AktG | Firma mit Rechtsformzusatz · Sitz · Registergericht · Registernummer · alle Vorstandsmitglieder, Vorsitz als solcher bezeichnet · Vorsitz des Aufsichtsrats | Den Vorsitzenden des Vorstands als solchen bezeichnen, etwa „Maria Muster (Vorsitzende)". Grundkapital nur, wenn Sie Kapital nennen; dann auch ausstehende Einlagen (§ 80 Abs. 1 Satz 3 AktG). |
| eGeingetragene Genossenschaft | § 25a GenG | Firma mit Rechtsformzusatz · Sitz · Registergericht · Nummer im Genossenschaftsregister · alle Vorstandsmitglieder, Vorname ausgeschrieben · Vorsitz des Aufsichtsrats, falls er einen hat (falls vorhanden) | Eingetragen wird die eG im Genossenschaftsregister, die Nummer beginnt meist mit „GnR". |
| PartGPartnerschaftsgesellschaft | § 7 Abs. 3 PartGG | Name der Partnerschaft · Sitz · Registergericht · Nummer im Partnerschaftsregister | Das Partnerschaftsgesellschaftsgesetz verweist für Geschäftsbriefe auf § 125 HGB. Eingetragen wird im Partnerschaftsregister. |
| PartG mbBPartnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung | § 7 Abs. 3 PartGG | Name der Partnerschaft · Zusatz „mit beschränkter Berufshaftung" oder „mbB" · Sitz · Registergericht · Nummer im Partnerschaftsregister | Wie bei der Partnerschaft, dazu der Namenszusatz zur beschränkten Berufshaftung, den § 7 Abs. 3 PartGG ausdrücklich für Geschäftsbriefe verlangt. |
| eGbReingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts | § 707a Abs. 2 BGB | Name mit Zusatz „eGbR" · empfohlen: Sitz · Registergericht · Nummer im Gesellschaftsregister · vertretungsberechtigte Gesellschafter | Seit dem 1. Januar 2024 kann sich eine GbR eintragen lassen. Pflicht ist der Namenszusatz „eGbR" (§ 707a Abs. 2 BGB). Eine Geschäftsbrief-Vorschrift wie bei der OHG gibt es nicht: § 707b BGB verweist nicht auf § 125 HGB. Registerangaben empfehlen wir trotzdem. |
| e. V.eingetragener Verein | keine Pflicht | Empfehlung: Name mit „e. V." · Sitz · Registergericht · Nummer im Vereinsregister · vertretungsberechtigter Vorstand | Für Vereine gibt es keine Geschäftsbrief-Vorschrift. Wer für den Verein Verträge schließt oder Rechnungen schreibt, schafft mit Vereinsregister und Vorstand trotzdem Klarheit. |
| Ohne Eintragnicht eingetragene Gewerbetreibende, Freiberufler, Kleinunternehmer | keine Pflicht | Empfehlung: Vor- und Nachname · ladungsfähige Anschrift (Straße, PLZ, Ort) | Ohne Handelsregistereintrag gibt es keine Signaturpflicht. Wir empfehlen Vor- und Nachname mit Anschrift. Schicken Sie einem Verbraucher ein Angebot mit Preis, gehören Identität und Anschrift ohnehin dazu (§ 5b Abs. 1 Nr. 2 UWG). |
GmbH und UG: alle Geschäftsführer, Vornamen ausgeschrieben
In die Signatur gehören alle Geschäftsführer, nicht nur der, der gerade schreibt, jeweils mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. „M. Muster" reicht nicht; der Generator meldet abgekürzte Vornamen. Das Stammkapital müssen Sie nicht nennen. Wer es tut, nennt das Stammkapital selbst und, solange nicht alle Einlagen eingezahlt sind, den ausstehenden Betrag; eine Angabe wie „eingezahltes Kapital 12.500 €" allein ist damit nicht vereinbar. Bei der UG muss der Zusatz „UG (haftungsbeschränkt)" vollständig dastehen (§ 5a Abs. 1 GmbHG).
GmbH & Co. KG: zwei Sätze Angaben
Bei der GmbH & Co. KG haftet keine natürliche Person unbeschränkt. Deshalb verlangt § 125 Abs. 1 Satz 2 HGB über § 177a HGB neben den Angaben der KG auch die der Komplementär-GmbH: Firma, Sitz, Registergericht, Nummer und alle Geschäftsführer. Der Generator blendet dafür eigene Felder ein und baut eine Zeile „Persönlich haftende Gesellschafterin".
Eingetragene GbR, Verein, Einzelunternehmen
Seit dem 1. Januar 2024 kann sich eine GbR ins Gesellschaftsregister eintragen lassen. Sie muss dann den Zusatz „eGbR" führen (§ 707a Abs. 2 BGB). Eine Geschäftsbrief-Vorschrift wie bei der OHG gibt es für sie aber nicht, denn § 707b BGB verweist nicht auf § 125 HGB. Für eingetragene Vereine fehlt eine solche Vorschrift ebenso. Gewerbetreibende und Freiberufler ohne Handelsregistereintrag haben keine Signaturpflicht; Vor- und Nachname mit Anschrift empfehlen wir trotzdem, und bei Angeboten mit Preis an Verbraucher zählen Identität und Anschrift ohnehin zu den wesentlichen Informationen (§ 5b Abs. 1 Nr. 2 UWG).
Ein Beispiel
So sieht eine vollständige Signatur einer GmbH in der Gestaltung „Mit Trennlinie" aus. Alle Angaben sind erfunden. Wie unsere eigenen Pflichtangaben aussehen, steht im Impressum: Aureum Technology GmbH, Registergericht Chemnitz, HRB 35602.
| Maria Muster |
| Vertrieb |
| Muster Metallbau GmbH |
| Bahnhofstraße 12 |
| 08228 Rodewisch |
| Telefon 03744 123456 |
| [email protected] |
| muster-metallbau.de |
| Sitz der Gesellschaft: Rodewisch |
| Registergericht: Amtsgericht Chemnitz, HRB 12345 |
| Geschäftsführung: Maria Muster, Max Beispiel |
-- Maria Muster Vertrieb Muster Metallbau GmbH Bahnhofstraße 12 08228 Rodewisch Telefon: 03744 123456 [email protected] muster-metallbau.de Sitz der Gesellschaft: Rodewisch Registergericht: Amtsgericht Chemnitz, HRB 12345 Geschäftsführung: Maria Muster, Max Beispiel
04 / EINRICHTEN
Signatur in Outlook, Gmail und Apple Mail einrichten
Zwei Wege führen ins Programm. „Signatur kopieren" legt die gestaltete Fassung und den Nur-Text gemeinsam in die Zwischenablage; Outlook, Apple Mail und Gmail übernehmen beim Einfügen in der Regel Tabelle und Links. Thunderbird nimmt den HTML-Quelltext oder die .htm-Datei. Aufs Handy gehört die Nur-Text-Fassung, weil die Signaturfelder dort Gestaltung nur teilweise oder gar nicht übernehmen.
| Programm | Menüpfad | So einfügen | Beachten |
|---|---|---|---|
| Outlook (neu) für Windows | Einstellungen (Zahnrad) › Kontosignaturen › Signatur hinzufügen (+) | Signatur kopieren, im Editor mit Strg+V einfügen, speichern. | Bei mehreren Konten zuerst das Konto wählen; jedes bekommt seine eigene Signatur. |
| Outlook klassisch (Windows) | Neue E-Mail › Nachricht › Signatur › Signaturen … › Neu (alternativ Datei › Optionen › E-Mail › Signaturen) | Signatur kopieren und in das Bearbeitungsfeld einfügen, mit OK speichern. | Unter „Standardsignatur auswählen" festlegen, ob sie bei neuen Nachrichten und bei Antworten eingesetzt wird. Die Signatur liegt nur auf diesem Rechner; Outlook im Web braucht sie eigens. |
| Outlook im Web | Einstellungen (Zahnrad oben rechts) › Kontosignaturen › Signatur hinzufügen | Signatur kopieren, einfügen, speichern. | Gilt nicht automatisch für das klassische Outlook auf dem Rechner. |
| Thunderbird | Menü (≡) › Konten-Einstellungen (je nach Version unter Einstellungen) › Konto › Signaturtext | HTML-Quelltext kopieren, Häkchen „HTML verwenden" setzen und einfügen. Oder die .htm-Datei laden und „Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen" wählen. | Ohne das Häkchen erscheint der Quelltext wörtlich in jeder Mail. |
| Apple Mail (Mac) | Mail › Einstellungen › Signaturen › Account wählen › Hinzufügen (+) | Signatur kopieren und in die Vorschau rechts einfügen. | Soll die Signatur bei Antworten unter dem zitierten Text stehen, „Signatur über zitierten Text setzen" abwählen. |
| Gmail im Browser | Einstellungen (Zahnrad) › Alle Einstellungen aufrufen › Allgemein › Signatur | Signatur kopieren, in das Feld einfügen, ganz unten „Änderungen speichern". | Gmail erlaubt bis zu 10.000 Zeichen; ein Bild zählt mit. |
| iPhone und iPad (Mail) | Einstellungen › Apps › Mail › Signatur (bis iOS 17: Einstellungen › Mail › Signatur) | Signatur auf dem Gerät kopieren, etwa aus einer Mail an sich selbst, und einfügen. | Die Gestaltung geht beim Einfügen oft teilweise verloren; dann die Nur-Text-Fassung nehmen. Ersetzt zugleich „Von meinem iPhone gesendet". |
| Android (Gmail-App) | Menü (≡) › Einstellungen › Konto wählen › Mobile Signatur | Nur-Text-Fassung kopieren und einfügen. | Die mobile Signatur ist reiner Text und gilt nur für Mails aus der App. Ohne sie nimmt Gmail die Signatur aus dem Browser. |
- Ausfüllen, bis keine Warnung mehr kommt. Registergericht und Nummer stehen im Handelsregisterauszug, ebenso alle Geschäftsführer.
- Kopieren und einfügen. Im Programm als Standard festlegen, für neue Nachrichten und für Antworten. Sonst fehlt sie in jeder Antwort.
- Testmail an sich selbst. Am besten an eine zweite Adresse bei einem anderen Anbieter, einmal am Rechner und einmal am Handy geöffnet, auch im dunklen Modus.
- Jedes Gerät einzeln. Das klassische Outlook speichert die Signatur nur auf dem Rechner; Outlook im Web, das Handy und ein zweiter PC brauchen sie eigens.
05 / TYPISCHE FEHLER
„Unsere Signatur sieht beim Kunden anders aus": typische Fehler
- Die ganze Signatur ist ein Bild. Viele Programme laden Bilder erst nach Freigabe, der Empfänger sieht dann einen leeren Rahmen. Ein Screenreader liest aus einem Bild nichts vor, und Bildbeschreibungen werden in der Praxis meist vergessen Gleason 2019. Für blinde Nutzer sind Mailprogramme ohnehin mühsam genug Wentz 2013.
- Registernummer ohne Registergericht. „HRB 12345" gibt es bei vielen Amtsgerichten. Erst Gericht und Nummer zusammen bezeichnen Ihr Unternehmen eindeutig, und das Gesetz verlangt beides.
- Nur ein Geschäftsführer, Vorname abgekürzt. Es gehören alle hinein, jeweils mit ausgeschriebenem Vornamen. Nach einem Wechsel in der Geschäftsführung muss die Signatur in jedem Postfach mit; dazu passt die Liste im Ratgeber Mitarbeiter kommt oder geht.
- Pflichtangaben als hellgraues Kleingedrucktes. Text liest sich umso schlechter, je kleiner er ist und je weniger er sich vom Hintergrund abhebt Rello 2016 Hall 2004. Der Generator setzt sie in dieselbe Größe wie den Rest.
- „Von meinem iPhone gesendet" statt Signatur. Die Zeile ist nicht neutral: In einem Experiment veränderte sie, wie Empfänger Tippfehler bewerteten Carr 2012. Die Pflichtangaben ersetzt sie nicht. Tragen Sie auf dem Handy die Nur-Text-Fassung ein.
- Private Mobilnummer als Pflichtfeld. Eine Telefonnummer verlangt keine der Vorschriften. Die private Nummer eines Mitarbeiters gehört nur in die Signatur, wenn er das ausdrücklich will; besser ist ein Diensthandy oder die Zentrale.
- Zehn Zeilen Vertraulichkeitshinweis. Er schützt nichts, was der Empfänger nicht schon gelesen hat, und wächst mit jeder Antwort mit. Die freie Zeile im Generator ist für Sprechzeiten oder einen Hinweis zur Erreichbarkeit gedacht.
06 / IM BETRIEB
Eine Signatur für alle Postfächer im Betrieb
Wenn jeder seine Signatur selbst baut, sieht nach einem Jahr keine aus wie die andere: mal mit altem Logo, mal ohne Registergericht, mal mit der Anschrift vor dem Umzug. Das ist nicht nur eine Frage des Aussehens. Wer betrügerische Mails erkennt, stolpert zuerst über Kleinigkeiten, die nicht ins Bild passen Wash 2020. Enden alle Mails aus Ihrem Haus gleich, erzeugen echte Mails keine solchen Unstimmigkeiten, und eine fremde fällt eher auf.
Eine Signatur beweist allerdings nicht, dass eine Mail echt ist. Jeder kann sie kopieren. Mails, die scheinbar von bekannten Absendern kamen, führten in einer Studie häufiger zum Klick auf einen Betrugsversuch Moody 2017, Hinweise auf Autorität ebenso Williams 2018, und Betrug mit gefälschten Geschäftsmails lebt genau von solchem Vertrauen Cross 2020. Ob eine Mail wirklich von Ihrer Domain stammt, regeln SPF, DKIM und DMARC; was davon bei Ihnen gesetzt ist, zeigt der E-Mail-Check. Landen Ihre Mails beim Empfänger im Spam, hilft der Ratgeber E-Mails landen im Spam. Eine geänderte Kontoverbindung bestätigen Sie trotz bekannter Signatur am Telefon.
Bei mehr als einer Handvoll Postfächer lohnt eine zentrale Lösung: Der Mailserver hängt die Pflichtangaben an jede ausgehende Mail, gleich ob sie aus Outlook, dem Browser oder vom Handy kommt, und ein Wechsel in der Geschäftsführung wird an einer Stelle geändert. Das richten wir bei Betrieben im Vogtland im Rahmen der IT-Betreuung ein. Die Website, auf die Ihre Signatur verweist, sollte im Impressum dieselben Angaben tragen; wenn sie das nicht tut oder in die Jahre gekommen ist, steht unter Webdesign, wie wir Websites bauen.
07 / FORSCHUNG
Was die Forschung zu Signaturen und Absenderangaben sagt
Zur E-Mail-Signatur selbst gibt es wenig Forschung, zur Wirkung gesetzlicher Pflichtangaben auf Empfänger haben wir keine belastbare Studie gefunden. Gut untersucht sind Nachbarfragen: wie Empfänger Absenderangaben lesen und wie lesbar Text in Mails ist. Diese Befunde haben die Gestaltung des Generators bestimmt.
- Fehlende Absenderangaben sind ein Warnzeichen. Die Phish Scale des NIST zählt wenig Angaben zum Absender zu den Merkmalen betrügerischer Mails Steves 2020. Darum fragt der Generator Name, Firma und Anschrift ab, auch wo das Gesetz sie nicht verlangt.
- Ohne Unterschrift kommt eine Mail schlechter an. Förmliche Mails wirkten glaubwürdiger, und unsignierte Mails störten die Empfänger besonders Stephens 2009. Untersucht wurden Mails von Studierenden; für Geschäftsmails ist das ein Hinweis, kein Beweis.
- Die Handy-Zeile wirkt. „Sent from my iPhone" veränderte, wie Empfänger Fehler in der Mail bewerteten Carr 2012. Die Anleitung ersetzt sie durch die Nur-Text-Fassung.
- Signaturen schaffen Vertrauen, beweisen aber nichts. Bekannte Absender und Autorität machten Empfänger anfälliger Moody 2017 Williams 2018. Darum der Verweis auf SPF, DKIM und DMARC.
- Text statt Bild. Bildbeschreibungen fehlen fast immer Gleason 2019, und blinde Nutzer kämpfen ohnehin mit Mailprogrammen Wentz 2013. Der Generator erzeugt nur echten Text.
- Kontrast und Größe. Mehr Kontrast und größere Schrift verbesserten die Lesbarkeit Hall 2004 Rello 2016, dunkle Schrift auf hellem Grund las sich am besten Piepenbrock 2013. Die Signatur setzt deshalb keine Farbe fest; das Mailprogramm färbt sie im dunklen Modus selbst um.
08 / GRENZEN
Was der Generator nicht kann
- Keine Rechtsberatung. Er prüft, ob die Angaben da sind, nicht, ob sie stimmen. Maßgeblich ist Ihr Registerauszug.
- Sonderfälle fehlen. Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften, Gesellschaften in Liquidation und die OHG ohne natürliche Person als Gesellschafter bildet das Formular nicht ab.
- Kein Logo, keine Bilder. Bewusst, siehe oben. Wer eines braucht, ergänzt es im Mailprogramm.
- Jedes Programm stellt anders dar. Die Signatur nutzt nur Tabelle, Inline-Stile und Arial, damit kommen die verbreiteten Programme in der Regel zurecht. Eine Testmail ersetzt das nicht.
Normen und Menüpfade zuletzt geprüft am 13. November 2026.
09 / FÜR KI-ASSISTENTEN
Dieses Werkzeug aus einem KI-Assistenten nutzen
Assistenten wie Claude oder ChatGPT, die das Model Context Protocol (MCP) sprechen, können die Rechnung dieser Seite direkt aufrufen, statt sie nachzubauen. Der Server ist öffentlich, braucht keine Anmeldung und speichert nichts. Die Antwort enthält immer den Link auf diese Seite, den Stand der Daten und die Grenzen des Ergebnisses.
- Endpunkt
- https://aureum-tech.com/mcp
- Werkzeug
- werkzeug_email_signatur
- Transport
- Streamable HTTP, nur lesend
| Name | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| rechtsform | ja | Rechtsform: gmbh = GmbH, ug = UG (haftungsbeschränkt), gmbh-co-kg = GmbH & Co. KG, kg = KG, ohg = OHG, ek = e. K., ag = AG, eg = eG, partg = PartG, partg-mbb = PartG mbB, egbr = eGbR, ev = e. V., einzel = Ohne Eintrag. |
| name | nein | Vor- und Nachname der Person, die die Mail schreibt. |
| position | nein | Position oder Funktion, z. B. Vertrieb oder Geschäftsführerin. |
| abteilung | nein | Abteilung, optional. |
| firma | nein | Firma bzw. Name des Unternehmens, wie im Register eingetragen. |
| zusatz | nein | Rechtsformzusatz, z. B. GmbH, UG (haftungsbeschränkt), e. K.; wird nicht doppelt gesetzt, wenn er schon in firma steht. |
| strasse | nein | Straße und Hausnummer. |
| plz | nein | Postleitzahl. |
| ort | nein | Ort der Anschrift. |
| sitz | nein | Sitz laut Register, nur wenn er vom Ort der Anschrift abweicht. |
| telefon | nein | Telefonnummer. |
| mobil | nein | Dienstliche Mobilnummer, optional. |
| nein | E-Mail-Adresse. | |
| website | nein | Website, z. B. beispiel.de. |
| registergericht | nein | Registergericht, z. B. Amtsgericht Chemnitz. |
| registernummer | nein | Registernummer, z. B. HRB 12345. |
| leitung | nein | Je nach Rechtsform alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder, mit Komma getrennt, je Person Vor- und Nachname. |
| aufsichtsrat | nein | Vorsitz des Aufsichtsrats (AG immer, GmbH und eG nur falls vorhanden). |
| kapital | nein | Stamm- bzw. Grundkapital, freiwillig (nur GmbH, UG, AG). |
| ausstehend | nein | Ausstehende Einlagen, nur wenn Kapital genannt und nicht voll eingezahlt. |
| ustid | nein | USt-IdNr., freiwillig. |
| frei | nein | Eine freie Zusatzzeile, z. B. Sprechzeiten. |
| kFirma | nein | Nur GmbH & Co. KG: Firma der Komplementär-GmbH. |
| kSitz | nein | Nur GmbH & Co. KG: Sitz der Komplementär-GmbH. |
| kGericht | nein | Nur GmbH & Co. KG: Registergericht der Komplementär-GmbH. |
| kNummer | nein | Nur GmbH & Co. KG: Registernummer der Komplementär-GmbH. |
| kLeitung | nein | Nur GmbH & Co. KG: alle Geschäftsführer der Komplementär-GmbH. |
| gestaltung | nein | Gestaltung der HTML-Signatur: schlicht = Schlicht, linie = Mit Trennlinie, kompakt = Kompakt. Standard schlicht. |
Fragen, bei denen ein Assistent es aufrufen sollte
- „Was muss bei einer GmbH in die E-Mail-Signatur?"
- „Prüf meine Signatur: Muster Metallbau GmbH, Bahnhofstraße 12, 08228 Rodewisch, Geschäftsführer M. Muster. Fehlt etwas?"
- „Wir sind eine GmbH & Co. KG. Welche Angaben zur Komplementärin brauche ich in der Mail?"
- „Bau mir eine Outlook-Signatur für meinen Verein, wir sind ein e. V."
Wie die Anbindung funktioniert und was MCP im eigenen Betrieb leisten kann, steht auf der Seite zu MCP-Integrationen.
10 / HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen zur E-Mail-Signatur
Ist eine geschäftliche E-Mail ein Geschäftsbrief?
Ja, wenn sie nach außen an einen bestimmten Empfänger geht. Die Vorschriften für GmbH, AG, eG, eingetragene Kaufleute und Handelsgesellschaften gelten für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form"; diese Worte kamen 2007 mit dem EHUG ins Gesetz, um E-Mails ausdrücklich einzuschließen. Interne Mails unter Kollegen gelten nach verbreiteter Auffassung nicht als Geschäftsbrief. Am einfachsten ist eine Signatur, die das Mailprogramm an jede Mail nach außen hängt, auch an Antworten.
Was muss bei einer GmbH in die E-Mail-Signatur?
Nach § 35a GmbHG die Firma mit Rechtsform, der Sitz, das Registergericht und die Registernummer, dazu alle Geschäftsführer mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Hat die GmbH einen Aufsichtsrat mit Vorsitz, gehört dieser dazu. Das Stammkapital ist freiwillig; wer es nennt, muss bei nicht voll eingezahlten Einlagen auch den ausstehenden Betrag angeben. Für die UG gilt dasselbe, mit dem Zusatz „UG (haftungsbeschränkt)".
Was passiert, wenn Pflichtangaben in der E-Mail fehlen?
Das Registergericht kann die Verantwortlichen mit Zwangsgeld dazu anhalten, die Angaben zu machen: bei GmbH und AG bis 5.000 Euro je Festsetzung (§ 79 GmbHG, § 407 AktG), bei der Genossenschaft nach § 160 GenG, bei Kaufleuten, OHG und KG nach § 37a Abs. 4 HGB. Häufiger fällt die Lücke dem Empfänger auf. Eine Mail ohne Sitz und Registernummer wirkt unfertig, und fehlende Absenderangaben gelten in der Phishing-Forschung als Warnzeichen.
Muss die USt-IdNr. in die E-Mail-Signatur?
Nein. Keine der Vorschriften zu Geschäftsbriefen verlangt sie. Pflicht ist die Steuernummer oder die USt-IdNr. auf Rechnungen (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG), und ins Impressum der Website gehört die USt-IdNr., wenn Sie eine haben (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG). In der Signatur können Sie sie angeben, müssen es aber nicht. Der Generator führt sie deshalb als freiwilliges Feld.
Darf ich ein Logo in die Signatur setzen?
Erlaubt ist es, der Generator lässt es trotzdem weg. Externe Bilder laden viele Mailprogramme erst, wenn der Empfänger sie freigibt; eingebettete Bilder erscheinen bei manchen Empfängern als Anhang. Eine Signatur, die ganz oder teilweise aus einem Bild besteht, bleibt für Screenreader stumm und lässt sich nicht kopieren. Wenn Sie ein Logo wollen, dann klein, mit Alternativtext und zusätzlich zu den Angaben in Textform.
Was bedeutet „-- " vor der Signatur?
Zwei Bindestriche und ein Leerzeichen allein in einer Zeile trennen seit den Zeiten des Usenet den Text einer Nachricht von der Signatur; RFC 3676 beschreibt diese Konvention in Abschnitt 4.3. Programme, die den Trenner kennen, sehen daran, wo die Signatur beginnt, und können sie etwa beim Antworten weglassen. Wichtig ist das Leerzeichen. In der Nur-Text-Fassung setzt der Generator den Trenner auf Wunsch, in HTML-Signaturen ist er unüblich.
Brauche ich einen Hinweis wie „Diese E-Mail ist vertraulich"?
Keine der Vorschriften zu Geschäftsbriefen verlangt ihn. Er steht zudem unter einer Nachricht, die der Empfänger dann schon gelesen hat, und verlängert jede Antwortkette um denselben Absatz. Wer vertrauliche Inhalte schützen will, verschlüsselt sie oder überträgt sie auf einem anderen Weg. Soll der Satz aus anderen Gründen stehen bleiben, etwa wegen einer Vorgabe Ihres Berufsstands, gehört er ans Ende, hinter die Pflichtangaben.
Wie bekomme ich eine einheitliche Signatur für alle Mitarbeiter?
Für wenige Postfächer reicht dieser Generator: je Person einmal ausfüllen, dieselbe Gestaltung wählen und in jedem Programm einrichten. Bei mehr Postfächern lohnt eine zentrale Regel im Mailserver, etwa in Microsoft 365, die die Pflichtangaben an jede ausgehende Mail hängt, auch an Mails vom Handy. Ein Wechsel in der Geschäftsführung oder eine neue Anschrift wird dann an einer Stelle geändert. Das richten wir im Rahmen der IT-Betreuung ein.
11 / STUDIEN UND QUELLEN
Worauf sich das Werkzeug stützt
Die Richtwerte und Hinweise oben beruhen auf diesen 13 wissenschaftlichen Arbeiten. Jede ist über ihren DOI bzw. die Seite des Verlags geprüft (zuletzt am 13. November 2026): Es gibt sie, sie ist nicht zurückgezogen, und ihr Befund trägt für die Frage heute noch.
Steves, M.; Greene, K.; Theofanos, M. (2020): Categorizing human phishing difficulty: a Phish Scale. Journal of Cybersecurity, 6 (1), tyaa009
Befund Die Phish Scale des NIST bewertet, wie schwer eine betrügerische Mail zu erkennen ist. Zu den Warnzeichen, die sie zählt, gehören fehlende Angaben zum Absender wie Kontaktdaten und ein Anzeigename, der die echte Absenderadresse verdeckt.
Im Werkzeug Darum gehören Name, Firma und Anschrift vollständig in jede Signatur: Fehlen sie, sieht auch eine echte Mail nach einem Warnzeichen aus.
doi.org/10.1093/cybsec/tyaa009 · Fachzeitschrift
Stephens, K. K.; Houser, M. L.; Cowan, R. L. (2009): R U Able to Meat Me: The Impact of Students’ Overly Casual Email Messages to Instructors. Communication Education, 58 (3), S. 303–326
Befund Ob eine Mail förmlich oder salopp formuliert war, erklärte im Experiment einen großen Teil davon, wie glaubwürdig und sympathisch der Absender wirkte und ob man seiner Bitte nachkam. Besonders störten sich die Empfänger an Mails ohne Unterschrift des Absenders. Untersucht wurden Mails von Studierenden an Lehrende.
Im Werkzeug Begründet, warum die Signatur auch bei Antworten und kurzen Mails stehen sollte; der Generator setzt den Namen an den Anfang.
doi.org/10.1080/03634520802582598 · Fachzeitschrift
Carr, C. T.; Stefaniak, C. (2012): Sent from My iPhone: The Medium and Message as Cues of Sender Professionalism in Mobile Telephony. Journal of Applied Communication Research, 40 (4), S. 403–424
Befund In einem Experiment mit 111 Studierenden schadeten Grammatikfehler der wahrgenommenen Professionalität eines Absenders. Ein mobiler Signaturblock („Sent from my iPhone") schwächte diesen Eindruck ab.
Im Werkzeug Die Zeile vom Handy ist also nicht neutral, sie verändert den Eindruck. Die Anleitung für iPhone und Android ersetzt sie bewusst durch eine Signatur mit den Pflichtangaben.
doi.org/10.1080/00909882.2012.712707 · Fachzeitschrift
Wash, R. (2020): How Experts Detect Phishing Scam Emails. Proceedings of the ACM on Human-Computer Interaction, 4 (CSCW2), Art. 160, S. 1–28
Befund In Interviews mit 21 IT-Fachleuten zeigte sich: Verdacht entsteht über kleine Unstimmigkeiten, Dinge, die an einer Mail nicht ins Bild passen. Erst wenn sich solche Stellen häufen, prüfen die Empfänger technische Details.
Im Werkzeug Begründet die Empfehlung, im ganzen Betrieb dieselbe Signatur zu verwenden: Wenn jede Mail gleich endet, fällt eine fremde eher auf, und echte Mails erzeugen keine Unstimmigkeit.
doi.org/10.1145/3415231 · Fachzeitschrift
Moody, G. D.; Galletta, D. F.; Dunn, B. K. (2017): Which phish get caught? An exploratory study of individuals′ susceptibility to phishing. European Journal of Information Systems, 26 (6), S. 564–584
Befund Mails, die scheinbar von einem bekannten Absender kamen, erhöhten deutlich die Wahrscheinlichkeit, auf einen Phishing-Versuch hereinzufallen; dazu kamen persönliche Faktoren wie Neugier und Risikobereitschaft.
Im Werkzeug Darum der Hinweis auf der Seite, dass eine Signatur kein Echtheitsnachweis ist. Ob eine Mail wirklich von Ihrer Domain kommt, regeln SPF, DKIM und DMARC (E-Mail-Check).
doi.org/10.1057/s41303-017-0058-x · Fachzeitschrift
Williams, E. J.; Hinds, J.; Joinson, A. N. (2018): Exploring susceptibility to phishing in the workplace. International Journal of Human-Computer Studies, 120, S. 1–13
Befund Bei neun simulierten Spear-Phishing-Mails an 62.000 Beschäftigte klickten mehr Empfänger auf den Link, wenn die Mail Hinweise auf Autorität enthielt.
Im Werkzeug Funktion und Titel in einer Signatur wirken als Autorität und lassen sich ebenso leicht kopieren. Die Seite rät deshalb, ungewöhnliche Anweisungen trotz bekannter Signatur auf einem zweiten Weg zu bestätigen.
doi.org/10.1016/j.ijhcs.2018.06.004 · Fachzeitschrift
Cross, C.; Gillett, R. (2020): Exploiting trust for financial gain: an overview of business email compromise (BEC) fraud. Journal of Financial Crime, 27 (3), S. 871–884
Befund Die Übersicht zum Betrug mit gefälschten Geschäftsmails zeigt: Er gelingt meist über gezielte Täuschung bestehender Geschäftsbeziehungen und überwindet dabei technische Schutzmaßnahmen. Zur menschlichen Seite gibt es bisher wenig Forschung.
Im Werkzeug Stützt den Hinweis, dass Signaturen Vertrauen tragen, aber nicht absichern; Zahlungsänderungen gehören telefonisch bestätigt.
doi.org/10.1108/JFC-02-2020-0026 · Übersichtsarbeit
Dhamija, R.; Tygar, J. D.; Hearst, M. (2006): Why phishing works. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems (CHI 2006), S. 581–590
Befund 23 % der Teilnehmer beachteten Sicherheitshinweise des Browsers gar nicht, und manche visuelle Täuschung führte selbst geübte Nutzer in die Irre. Untersucht wurden Webseiten, nicht Mails.
Im Werkzeug Ein Logo ist leicht nachzubauen und beweist nichts; der Generator lässt es auch deshalb weg und setzt auf vollständige Angaben in Textform.
doi.org/10.1145/1124772.1124861 · Konferenzbeitrag
Wentz, B.; Hochheiser, H.; Lazar, J. (2013): A survey of blind users on the usability of email applications. Universal Access in the Information Society, 12 (3), S. 327–336
Befund Eine Umfrage unter 129 blinden Menschen, die Mails mit einem Screenreader lesen, zeigte eine ganze Reihe von Hürden in Desktop- und Web-Mailprogrammen.
Im Werkzeug Die Signatur besteht deshalb aus echtem Text in einer einfachen Tabelle, die ein Screenreader Zeile für Zeile vorliest, nicht aus einem Bild.
doi.org/10.1007/s10209-012-0285-9 · Fachzeitschrift
Gleason, C.; Carrington, P.; Cassidy, C. u. a. (2019): “It’s almost like they’re trying to hide it”: How User-Provided Image Descriptions Have Failed to Make Twitter Accessible. The World Wide Web Conference (WWW 2019), S. 549–559
Befund Von 1,09 Millionen Tweets mit Bild trugen nur 0,1 % eine Bildbeschreibung. Selbst wer die Funktion eingeschaltet hatte, beschrieb nur etwa jedes zweite Bild; meist wurde es vergessen.
Im Werkzeug Eine Signatur als Bild bleibt für Screenreader in der Praxis stumm. Der Generator erzeugt deshalb keine Bild-Signatur.
doi.org/10.1145/3308558.3313605 · Konferenzbeitrag
Hall, R. H.; Hanna, P. (2004): The impact of web page text-background colour combinations on readability, retention, aesthetics and behavioural intention. Behaviour & Information Technology, 23 (3), S. 183–195
Befund Bei 136 Teilnehmern ließ sich Text umso besser lesen, je stärker er sich farblich vom Hintergrund abhob.
Im Werkzeug Keine hellgrauen Pflichtangaben: Die Signatur färbt den Text nicht ein, nur die Trennlinie ist grau.
doi.org/10.1080/01449290410001669932 · Fachzeitschrift
Rello, L.; Pielot, M.; Marcos, M.-C. (2016): Make It Big! The Effect of Font Size and Line Spacing on Online Readability. Proceedings of the 2016 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems, S. 3637–3648
Befund In einem Eye-Tracking-Versuch mit 104 Personen stieg die Lesbarkeit mit der Schriftgröße; sehr enger und sehr weiter Zeilenabstand verschlechterten sie. Getestet wurden Wikipedia-Artikel in Arial.
Im Werkzeug Die Pflichtangaben stehen in derselben Größe wie der übrige Signaturtext und nicht als Kleingedrucktes darunter; der Zeilenabstand liegt im Normalbereich.
doi.org/10.1145/2858036.2858204 · Konferenzbeitrag
Piepenbrock, C.; Mayr, S.; Mund, I.; Buchner, A. (2013): Positive display polarity is advantageous for both younger and older adults. Ergonomics, 56 (7), S. 1116–1124
Befund Dunkle Schrift auf hellem Grund ließ sich von jüngeren wie älteren Erwachsenen besser lesen und Korrektur lesen als helle Schrift auf dunklem Grund.
Im Werkzeug Die Signatur legt weder Text- noch Hintergrundfarbe fest. Im hellen Modus erscheint sie so dunkel auf hell; wer den dunklen Modus gewählt hat, bekommt sie vom Mailprogramm umgefärbt statt dunkel auf dunkel.
doi.org/10.1080/00140139.2013.790485 · Fachzeitschrift
Normen, Behörden und Herstellerangaben
- § 35a GmbHG – Angaben auf Geschäftsbriefen · gesetze-im-internet.de
- § 37a HGB – Geschäftsbriefe des Kaufmanns · gesetze-im-internet.de
- § 125 HGB – Angaben auf Geschäftsbriefen (OHG) · gesetze-im-internet.de
- § 177a HGB – Geschäftsbriefe der KG · gesetze-im-internet.de
- § 80 AktG – Angaben auf Geschäftsbriefen · gesetze-im-internet.de
- § 25a GenG – Angaben auf Geschäftsbriefen · gesetze-im-internet.de
- § 7 PartGG – Vertretung, Angaben auf Geschäftsbriefen · gesetze-im-internet.de
- § 707a BGB – Eintragung im Gesellschaftsregister, Namenszusatz eGbR · gesetze-im-internet.de
- RFC 3676, Abschnitt 4.3 – Usenet Signature Convention · IETF
- Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Outlook · Microsoft
- Signaturen in Mail auf dem Mac erstellen und verwenden · Apple
- Gmail-Signatur erstellen · Google
12 / WEITERE WERKZEUGE
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