XRechnung öffnen und als Rechnung anzeigen

02 / HINTERGRUND

Warum kommt meine Rechnung plötzlich als XML-Datei?

03 / FORMATE

XRechnung, ZUGFeRD oder PDF: Was ist der Unterschied?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Üblich sind XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, bei dem die Daten in einer PDF-Datei stecken. Bei ZUGFeRD zählen die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als E-Rechnung. Für das Lesen heißt das: Eine XRechnung hat keine Ansicht, nur Daten. Eine ZUGFeRD-Datei hat beides, eine PDF-Seite für Menschen und die XML für Programme. Buchhaltungsprogramme übernehmen die Daten, nicht das Bild.

Warum es überhaupt zwei Syntaxen gibt: Kein Dokumentstandard passt für alle Branchen und Länder, also wurden die vorhandenen anpassbar gebaut und für einzelne Länder eingeschränkt (Kabak/Dogac 2010). XRechnung ist so eine deutsche Einschränkung der Norm, ZUGFeRD eine deutsch-französische. Inhaltlich beschreiben beide dieselben Felder; der Viewer liest UBL und CII und zeigt sie gleich an. Bei ZUGFeRD lohnt der Blick in die Daten trotzdem: Was der Viewer zeigt, ist das, was Ihr Buchhaltungsprogramm übernehmen würde.

04 / ANLEITUNG

So öffnen Sie eine XRechnung ohne eigene Software

1. Anhang speichern. Die XML-Datei aus der Mail in einen Ordner legen, nicht nur im Postfach öffnen. Diese Datei ist später das Original.
2. Im Viewer öffnen. Oben auf „E-Rechnung auswählen" klicken oder die Datei ins Feld ziehen. Bei ZUGFeRD nehmen Sie die PDF, der Viewer holt die Daten heraus.
3. Prüfung lesen. Unter der Rechnung steht, ob Summen, Steuer und IBAN-Prüfziffer aufgehen. Eine gelbe Zeile ist ein Hinweis, eine rote eine Abweichung. Bei einer falschen Prüfziffer überweisen Sie erst nach Rückfrage.
4. Sichtkopie drucken. „Drucken oder als PDF speichern" erzeugt eine saubere Seite ohne Website drumherum. Im Druckdialog wählen Sie „Als PDF speichern", wenn Sie keine Papierkopie wollen.
5. Original ablegen. Die XML-Datei kommt in die Ablage, die gesichert wird. Der Ausdruck ersetzt sie nicht.

Ganz ohne Viewer geht es auch, nur unbequem. Ein Texteditor zeigt die Datei als Code; mit der Suche nach den Elementnamen aus der Tabelle im nächsten Abschnitt finden Sie Rechnungsnummer, Datum und Zahlbetrag. Eine XML-Datei ist reiner Text. Selbst wenn heute niemand mehr ein Programm dafür hätte, bliebe sie lesbar.

05 / FELDER UND CODES

Was die wichtigsten Felder einer XRechnung bedeuten

Wer E-Rechnungen ablehnt, tut das in Kleinstbetrieben meist aus einem Grund: Niemand weiß so recht, was die vielen Felder und Codes bedeuten. Bei 416 befragten deutschen Unternehmen war fehlendes Wissen der wichtigste Bremsklotz der kleinsten (Haag u. a. 2013). Deshalb erklärt der Viewer unter jeder Rechnung die Felder, die darin vorkommen. Hier die wichtigsten zum Nachschlagen; die Nummern sind die Feldnummern der Norm EN 16931.

Leitweg-ID und Käuferreferenz

Feld BT-10 verlangt XRechnung immer. Bei Rechnungen an Behörden steht darin die Leitweg-ID, etwa04011000-1234512345-06: zuerst die Grobadressierung (2 bis 12 Ziffern, die ersten beiden stehen für das Bundesland, 99 für den Bund), dann optional die Feinadressierung, am Ende zwei Prüfziffern. Der Viewer rechnet die Prüfziffer nach demselben Verfahren nach wie bei der IBAN. Zwischen Unternehmen steht im selben Feld irgendeine Käuferreferenz: Kostenstelle, Bestellzeichen, ein Name.

Steuerkategorien: S, AE, K und die anderen

Bei E, AE, K, G und O muss die Rechnung einen Befreiungsgrund nennen, als Text oder als Code wieVATEX-EU-AE. Fehlt er, meldet der Viewer einen Hinweis. Reverse Charge mit einem Steuerbetrag über 0 ist ein Widerspruch und erscheint als Abweichung.

Rechnungsarten

Mengeneinheiten

Einheiten stehen als Code nach UN/ECE-Empfehlung 20 in der Datei. Für „Stück" gibt es gleich mehrere:C62, H87, EA undXPP. Codes, die der Viewer nicht kennt, zeigt er so an, wie sie in der Datei stehen.

• C62 Stück
• NAR Artikel
• SET Satz
• PR Paar
• DZN Dutzend
• LS Pauschale
• P1 Prozent
• E48 Serviceeinheit
• XPK Packung
• XPA Päckchen
• XBX Box
• XCT Karton
• XPX Palette
• XRO Rolle
• XBO Flasche
• XBG Beutel
• XSA Sack
• XST Blatt
• SEC Sekunde
• MIN Minute
• HUR Stunde
• LH Arbeitsstunde
• DAY Tag
• WEE Woche
• MON Monat
• QAN Quartal
• ANN Jahr
• GRM Gramm
• KGM Kilogramm
• TNE Tonne
• MMT Millimeter
• CMT Zentimeter
• MTR Meter
• KMT Kilometer
• MTK Quadratmeter
• MTQ Kubikmeter
• MLT Milliliter
• LTR Liter
• KWT Kilowatt
• KWH Kilowattstunde
• MWH Megawattstunde

Zahlungsarten

• 1 nicht festgelegt
• 10 Barzahlung
• 20 Scheck
• 30 Überweisung
• 42 Zahlung auf Bankkonto
• 48 Bankkarte
• 49 Lastschrift
• 54 Kreditkarte
• 55 Debitkarte
• 57 Dauerauftrag
• 58 SEPA-Überweisung
• 59 SEPA-Lastschrift
• 68 Online-Zahlungsdienst
• 97 Verrechnung
• ZZZ gesondert vereinbart

Codelisten zuletzt abgeglichen am 13. November 2026.

06 / AUFBEWAHRUNG

Reicht der Ausdruck? Nein, die Datei ist das Original

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung gehört der strukturierte Datensatz selbst dazu — ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF-Kopie genügt nicht. Die Rechtsgrundlage ist § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO. Für eine Rechnung vom November 2026 heißt das: aufheben bis Ende 2034.

Ein Mailpostfach ist dafür kein Archiv. Postfächer werden aufgeräumt, umgezogen oder mit dem Ausscheiden einer Mitarbeiterin gelöscht. Die Forschung zur digitalen Langzeitarchivierung rät, vorher festzulegen, wie Dateien lesbar bleiben, und diese Entscheidung aufzuschreiben (Becker u. a. 2009). Für einen kleinen Betrieb läuft das auf drei Dinge hinaus. Die XML kommt unverändert in einen festen Ordner, mit Lieferant und Rechnungsnummer im Dateinamen. Dieser Ordner wird gesichert, und zwar so, dass sich eine einzelne Datei auch zurückholen lässt. Und irgendwo steht kurz, wo das alles liegt.

Wie man das sauber einrichtet, beschreibt der Ratgeber E-Rechnungen richtig archivieren. Ob Ihre Sicherung im Ernstfall trägt, zeigt der IT-Notfall-Check.

07 / NÄCHSTE SCHRITTE

Wenn E-Rechnungen regelmäßig kommen

Für die erste XRechnung reicht der Viewer. Kommen jeden Monat zehn davon, wird es mühsam: Sie lesen am Bildschirm, was ein Programm selbst übernehmen könnte. Der eigentliche Gewinn der E-Rechnung ist weniger Abtipp- und Büroarbeit (Edelmann/Sintonen 2006), und den gibt es erst, wenn die Daten ohne Umweg in der Buchhaltung landen. In Belgien schätzten Forscher die mögliche Ersparnis für einen kleinen Betrieb auf über 7.000 Euro im Jahr (Poel u. a. 2016). Die Zahl stammt aus einem anderen Land und einer Zeit vor der Pflicht, die Richtung stimmt aber.

1. Lesen können. Erledigt, sobald jemand im Betrieb weiß, wie man eine XRechnung öffnet. Dafür ist diese Seite da.
2. Feste Ablage mit Sicherung. Ein Eingangsordner für alle E-Rechnungen, eingebunden in die Datensicherung.
3. Fester Ablauf. Wer prüft, wer gibt frei, wann wird bezahlt. Firmen, die E-Rechnungen regelmäßig nutzen, vertrauen ihnen mehr und arbeiten besser damit (Hernandez-Ortega u. a. 2013).
4. Import ins Rechnungsprogramm. Viele Programme können E-Rechnungen inzwischen einlesen, oft seit einem Update, das niemand bemerkt hat. Dann entfällt das Abtippen.
5. Ausstellen vorbereiten. Die eigene Pflicht kommt 1. Januar 2027 oder 1. Januar 2028. Ein Wechsel zum Jahresbeginn ist ruhiger als mitten im Betrieb; die Fristen erklärt der Ratgeber Pflichten und Fristen bei der E-Rechnung.

Diese Stufung folgt einem Reifegradmodell für Rechnungsprozesse, das die Hürden kleiner Betriebe beschreibt, allen voran die Vielfalt der Software und fehlendes Wissen (Cuylen u. a. 2016). Die Schritte zwei bis vier sind IT-Arbeit. Sie gehören bei uns zur laufenden IT-Betreuung oder lassen sich einzeln beauftragen; was das kostet, steht offen auf dem Preisblatt.

08 / FORSCHUNG

Was die Forschung zur E-Rechnung in kleinen Betrieben sagt

• Unwissen bremst mehr als Technik. In Kleinstbetrieben war fehlendes Wissen über Begriffe und Ablauf der wichtigste Grund, E-Rechnungen abzulehnen; größere Firmen scheuten eher den Umbau (Haag u. a. 2013). Daraus folgen die Erklärungen im Viewer.
• Die Ersparnis ist groß, das Misstrauen auch. Belgische Unternehmen hätten 2014 von 3,47 auf 1,46 Milliarden Euro Rechnungskosten herunterkommen können, trotzdem blieben Sicherheitsbedenken verbreitet (Poel u. a. 2016). Deshalb arbeitet der Viewer ohne Server.
• Der Anstoß kommt von außen. Druck von Kunden und Lieferanten gehörte in Schweden und Finnland zu den wichtigsten Gründen, auf E-Rechnungen umzustellen; dazu kam ein Mitzieheffekt (Sandberg u. a. 2009, Penttinen/Tuunainen 2010). In Deutschland ist dieser Anstoß seit 2025 das Gesetz.
• Routine schafft Vertrauen. Je regelmäßiger spanische Firmen E-Rechnungen nutzten, desto nützlicher und sicherer fanden sie sie (Hernandez-Ortega u. a. 2013).
• Archivieren heißt planen. Digitale Bestände bleiben lesbar, wenn Format und Ablage bewusst gewählt und dokumentiert werden (Becker u. a. 2009). Eine XML-Datei ist dafür ein dankbares Format: reiner Text, offen beschrieben.

Ehrlich dazugesagt: Die meisten Studien sind älter als die deutsche Pflicht und stammen aus anderen Ländern. Sie beschreiben, woran kleine Betriebe bei der Umstellung hängen bleiben. Das hat sich wenig geändert.

09 / GRENZEN

Wo der Viewer aufhört

• Er validiert nicht. Ob eine Datei Schema und Geschäftsregeln vollständig erfüllt, prüft nur der KoSIT-Validator. Der Viewer rechnet Summen nach und sucht Pflichtfelder.
• Er berät nicht steuerlich. Ob Steuersatz, Reverse Charge oder Befreiung im Einzelfall stimmen, beurteilt Ihre Steuerkanzlei.
• Nicht jede PDF gibt ihre Daten heraus. Verschlüsselte oder ungewöhnlich gepackte ZUGFeRD-Dateien liest er nicht; dann hilft der Weg über den Anhang im PDF-Programm. Signierte Dateien (.p7m) öffnet er nicht.
• Anhänge nur zum Speichern. Eingebettete Dateien zeigt er nicht an, er bietet sie zum Speichern an. So kann darin nichts ausgeführt werden.

10 / FÜR KI-ASSISTENTEN

Dieses Werkzeug aus einem KI-Assistenten nutzen

Assistenten wie Claude oder ChatGPT, die das Model Context Protocol (MCP) sprechen, können die Rechnung dieser Seite direkt aufrufen, statt sie nachzubauen. Der Server ist öffentlich, braucht keine Anmeldung und speichert nichts. Die Antwort enthält immer den Link auf diese Seite, den Stand der Daten und die Grenzen des Ergebnisses.

Endpunkt

https://aureum-tech.com/mcp

Werkzeug

werkzeug_xrechnung

Transport

Streamable HTTP, nur lesend

Fragen, bei denen ein Assistent es aufrufen sollte

• „Ich habe eine XRechnung als XML bekommen. Was steht drin, und stimmen die Beträge?"
• „Was bedeuten die Einheiten C62, HUR und XPP auf meiner E-Rechnung?"
• „Meine Rechnung hat Steuerkategorie AE und keine Mehrwertsteuer. Ist das ein Fehler?"
• „Ist die Leitweg-ID 04011000-1234512345-06 gültig?"

Wie die Anbindung funktioniert und was MCP im eigenen Betrieb leisten kann, steht auf der Seite zu MCP-Integrationen.

11 / HÄUFIGE FRAGEN

Häufige Fragen zur XRechnung