Werkzeug AT-W13REV. 2026-A
Aufbewahrungsfristen-Rechner: Was darf weg, und ab wann?
Bücher, Jahresabschlüsse und Kassendaten bleiben zehn Jahre, Rechnungen und andere Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Geschäftsbriefe und Lohnkonten sechs. Gezählt wird ab dem Ende des Kalenderjahres: Eine Rechnung aus 2026 darf frühestens am 1. Januar 2035 weg, sofern keine Prüfung und keine offene Steuerfestsetzung sie länger bindet. Der Rechner nennt für jede Belegart das Datum und den Paragrafen.
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01 / RECHNER
Belegart und Jahr eingeben, Datum ablesen
Rechner · Frist und Vernichtungsplan
Dieses Werkzeug gibt Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob eine Unterlage noch für eine offene Steuerfestsetzung gebraucht wird, weiß Ihr Steuerberater.
Rechnet in Ihrem Browser. Es wird nichts gesendet oder gespeichert.
02 / FRISTEN
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Wie lange etwas bleiben muss, hängt nicht am Namen der Unterlage, sondern an ihrer Rolle. Steuerrecht und Handelsrecht kennen dafür dieselben Gruppen. Zehn Jahre gelten für alles, was die Buchführung selbst ausmacht. Acht Jahre gelten für die Belege, nach denen gebucht wird, und sechs Jahre für die Geschäftspost. Die letzte Spalte zeigt, ab wann der Jahrgang 2026 weg darf.
| Belegart | Frist | Die Frist beginnt mit Ende des … | Rechtsgrundlage | Jahrgang 2026 darf weg ab |
|---|---|---|---|---|
| Bücher und AufzeichnungenJournal, Sachkonten, Hauptbuch, Kassenbuch, Anlagenverzeichnis | 10 Jahre | Jahr der letzten Eintragung | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | 1. Januar 2037 |
| Kassenaufzeichnungen und TSE-ExporteEinzelaufzeichnungen des Kassensystems, Export der TSE und DSFinV-K, Kassenberichte der offenen Ladenkasse | 10 Jahre | Jahr, in dem aufgezeichnet wurde | § 146a Abs. 1, § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | 1. Januar 2037 |
| InventareInventurlisten, Bestandsverzeichnisse zum Stichtag | 10 Jahre | Jahr, in dem das Inventar aufgestellt wurde | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | 1. Januar 2037 |
| Jahresabschlüsse und EröffnungsbilanzBilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | Jahr, in dem der Abschluss aufgestellt wurde (nicht das Geschäftsjahr) | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | 1. Januar 2037 |
| LageberichteLagebericht zum Jahresabschluss, Konzernlagebericht | 10 Jahre | Jahr, in dem der Lagebericht aufgestellt wurde | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | 1. Januar 2037 |
| Arbeitsanweisungen und OrganisationsunterlagenVerfahrensdokumentation, Kontenplan, Handbücher der Buchhaltungs- und Kassensoftware | 10 Jahre | Jahr, in dem die Unterlage zuletzt galt | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | 1. Januar 2037 |
| BuchungsbelegeQuittungen, Kontoauszüge, Gutschriften, Lohnabrechnungen und alles, wonach gebucht wird | 8 Jahre | Jahr, in dem der Beleg entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | 1. Januar 2035 |
| Rechnungen auf Papier oder als PDFEingangs- und Ausgangsrechnungen, Kleinbetragsrechnungen, Gutschriften im Rechnungssinn | 8 Jahre | Jahr, in dem die Rechnung ausgestellt wurde | § 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO | 1. Januar 2035 |
| E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)XML-Datei der XRechnung, ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten | 8 Jahre | Jahr, in dem die Rechnung ausgestellt wurde | § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO | 1. Januar 2035 |
| Empfangene Handels- und GeschäftsbriefeAufträge, Auftragsbestätigungen, Reklamationen, Verträge, E-Mails mit dieser Funktion | 6 Jahre | Jahr, in dem der Brief einging | § 147 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 HGB | 1. Januar 2033 |
| Kopien abgesandter Handels- und GeschäftsbriefeAngebote, die zum Auftrag führten, eigene Auftragsbestätigungen, gesendete E-Mails mit dieser Funktion | 6 Jahre | Jahr, in dem der Brief abgesandt wurde | § 147 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 4 HGB | 1. Januar 2033 |
| Sonstige steuerlich bedeutsame UnterlagenWas für die Steuer von Bedeutung ist und in keine andere Gruppe passt | 6 Jahre | Jahr, in dem die Unterlage entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO | 1. Januar 2033 |
| LohnkontenLohnkonto je Beschäftigtem und Kalenderjahr mit Lohnsteuerabzugsmerkmalen | 6 Jahre | Jahr der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG | 1. Januar 2033 |
| Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sindLieferscheine, nach denen nicht gebucht wird | bis zur Rechnung | – | § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO | mit Eingang oder Versand der Rechnung |
| Handwerkerrechnung am Haus, als PrivatpersonRechnung, Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlage über Arbeiten am Grundstück | 2 Jahre | Jahr, in dem die Rechnung ausgestellt wurde | § 14b Abs. 1 Satz 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG | 1. Januar 2029 |
Ein Vertrag kann in zwei Gruppen fallen. Wird nach ihm gebucht, etwa bei regelmäßigen Zahlungen ohne eigene Rechnung, ist er Buchungsbeleg und bleibt acht Jahre; sonst ist er Geschäftsbrief mit sechs Jahren. Passt eine Unterlage in mehrere Gruppen, gilt die längere Frist. Wer Bank, Versicherer oder Wertpapierinstitut ist, rechnet bei Buchungsbelegen und Rechnungen weiter mit zehn Jahren.
Für E-Rechnungen gilt dieselbe Frist wie für Papierrechnungen, aufzubewahren ist aber der Datensatz selbst. Was das für die Ablage heißt, steht im Ratgeber E-Rechnungen acht Jahre aufbewahren. Ob Ihr Betrieb E-Rechnungen schon ausstellen muss, klärt der E-Rechnungs-Check.
03 / SO RECHNET ER
Warum eine Rechnung vom Januar so lange bleibt wie eine vom Dezember
Die Frist läuft nicht ab dem Rechnungsdatum. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung vom 3. Januar 2026 und eine vom 30. Dezember 2026 haben deshalb dasselbe Fristende, den 31. Dezember 2034. Am Tag danach darf beides weg.
Für den Alltag ist das eine gute Nachricht. Niemand muss einzelne Belege heraussuchen, es geht immer um ganze Jahrgänge, und neue Jahrgänge werden immer am 1. Januar frei. Der Rechner macht genau das: Jahr plus Frist plus eins ergibt das Jahr, an dessen 1. Januar die Unterlage weg darf. Danach prüft er, ob ein Grund sie länger festhält.
Beim Jahresabschluss liegt die häufigste Fehlerquelle. Maßgeblich ist das Jahr, in dem er aufgestellt wurde, nicht das Geschäftsjahr, für das er gilt. Der Abschluss 2025 entsteht meist 2026, seine zehn Jahre enden dann am 31. Dezember 2036. Das Handelsrecht stellt sogar auf die Feststellung ab, die noch später liegen kann. Bei Büchern zählt die letzte Eintragung, und die Abschlussbuchungen fallen oft ins Folgejahr.
Drei Beispiele, gerechnet zum 13. November 2026
Rechnungen aus 2017
Darf weg seit 1. Januar 2026
Acht Jahre ab Ende 2017 enden am 31.12.2025. Der Ordner darf weg, wenn nichts mehr offen ist.
§ 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO
Jahresabschluss 2025, aufgestellt 2026
Aufbewahren bis 31. Dezember 2036
Es zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr. Im Original aufheben, ein Scan reicht hier nicht.
§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB
Geschäftsbrief aus 2020, Erklärung erst 2023
Aufbewahren bis 31. Dezember 2027
Sechs Jahre wären Ende 2026 vorbei. Die späte Erklärung hält die Festsetzungsfrist ein Jahr länger offen.
§ 147 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 HGB
04 / ACHT STATT ZEHN
Was die Verkürzung für alte Belege heißt
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Ob das auch für ältere Belege gilt, beantworten die Übergangsvorschriften, und zwar in allen drei Gesetzen gleich: Die acht Jahre gelten für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 EGHGB, § 27 Abs. 40 UStG). Am 1. Januar 2025 durften deshalb die Jahrgänge bis 2016 weg, zwei mehr als nach altem Recht. Seitdem rückt jedes Jahr einer nach, am 1. Januar 2027 der Jahrgang 2018.
Bei Banken, Versicherern und Wertpapierinstituten widersprechen sich viele Artikel, und das hat einen Grund. Ursprünglich sollte die Verkürzung für sie ein Jahr später greifen. Im Dezember 2025 hat der Gesetzgeber das mit dem Gesetz zur Modernisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung geändert: Seit dem 30. Dezember 2025 bleiben Buchungsbelege dort zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Wer vorher geschrieben hat, nennt für sie noch 2026. Im Umsatzsteuergesetz steht der alte Aufschub zwar noch, die längere Frist der Abgabenordnung geht aber vor, weil § 14b UStG sie ausdrücklich unberührt lässt.
Frist abgelaufen, Unterlage bleibt trotzdem
Das Fristende ist nur die halbe Antwort. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die Unterlage für eine Steuer gebraucht wird, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Diese beträgt meist vier Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde, spätestens drei Jahre nach dem Steuerjahr (§ 169 Abs. 2, § 170 Abs. 2 AO). Für Steuerhinterziehung gilt eine längere Festsetzungsfrist, für die Aufbewahrung aber ausdrücklich nicht. Diese Gründe halten eine Unterlage fest:
| Grund | Vorschrift | Was dann gilt |
|---|---|---|
| Eine Außenprüfung läuft oder ist angekündigt | § 171 Abs. 4 AO | Für die geprüften Steuern endet die Festsetzungsfrist erst, wenn die Bescheide nach der Prüfung unanfechtbar sind. Bis dahin bleiben auch die Unterlagen dazu. |
| Ein Einspruch oder eine Klage gegen einen Steuerbescheid ist offen | § 171 Abs. 3a AO | Bis über Einspruch oder Klage unanfechtbar entschieden ist, läuft die Festsetzungsfrist nicht ab. |
| Ein Steuerbescheid ist vorläufig ergangen | § 171 Abs. 8 AO | Bei einer vorläufigen Festsetzung endet die Festsetzungsfrist frühestens ein Jahr, nachdem die Ungewissheit beseitigt ist und das Finanzamt davon weiß. |
| Der Beleg gehört zu einem Gerät oder einer Maschine, die noch abgeschrieben wird | § 147 Abs. 3 Satz 5 AO | Der Kaufbeleg wirkt in jedem Abschreibungsjahr auf die Steuer. Für diese Jahre kann die Festsetzungsfrist noch offen sein, und so lange läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab. |
| Ein Rechtsstreit läuft oder zeichnet sich ab | – | Was Sie als Beweis brauchen könnten, gehört nicht in den Reißwolf, auch wenn die Frist abgelaufen ist. Das ist keine Steuerregel, sondern Vorsicht. |
| Die Steuererklärung wurde spät abgegeben | § 170 Abs. 2 Nr. 1 AO | Die Festsetzungsfrist beginnt später. Das verlängert nur Unterlagen mit sechs Jahren Frist, und zwar um höchstens ein Jahr. |
Das dritte Beispiel oben lohnt einen zweiten Blick. Wird die Erklärung für 2020 erst 2023 abgegeben, läuft die Festsetzungsfrist bis Ende 2027 und damit ein Jahr über die sechs Jahre eines Geschäftsbriefs aus 2020 hinaus. Bei Buchungsbelegen und Büchern endet sie auch dann vor der Aufbewahrungsfrist. Kreuzen Sie im Rechner den Grund an, steht das passende Datum im Ergebnis.
05 / DIE KEHRSEITE
Nach der Frist: löschen, und zwar richtig
Aufbewahrungspflicht und Datenschutz ziehen in entgegengesetzte Richtungen. Solange das Steuerrecht die Aufbewahrung verlangt, darf der Betrieb auch personenbezogene Daten behalten, denn die Datenschutz-Grundverordnung nimmt rechtliche Pflichten vom Recht auf Löschung aus (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Mit dem Fristende fällt dieser Grund weg. Dann gilt die Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Was für seinen Zweck nicht mehr nötig ist, wird gelöscht (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Lohnkonten ehemaliger Beschäftigter oder die Post mit Privatkunden bleiben also nicht einfach liegen, weil niemand aufräumt.
Damit das nicht jedes Jahr neu verhandelt wird, gibt es das Löschkonzept: eine Liste, die für jede Datenart festhält, ab welchem Ereignis die Frist läuft, wie lange sie dauert und wer löscht. Die Tabelle oben ist dafür ein guter Anfang. Kleine Betriebe tun sich dabei vor allem schwer, weil sie erst erfassen müssen, wo überall Daten liegen Sirur u. a. 2018. Und je mehr ungeordnet herumliegt, desto aufwendiger wird jede einzelne Löschung Shastri u. a. 2020.
Löschen ist nicht vernichten
Eine Datei im Papierkorb oder eine formatierte Festplatte ist nicht gelöscht. Digital gespeicherte Daten werden standardmäßig nicht sicher entfernt Reardon u. a. 2013, und auf vielen ausgemusterten Festplatten fanden Forscher vertrauliche Daten, die sich wiederherstellen ließen Garfinkel und Shelat 2003. Das BSI verlangt deshalb im IT-Grundschutz (Baustein CON.6), wiederbeschreibbare Datenträger vollständig mit Zufallswerten zu überschreiben oder, wenn sie verschlüsselt waren, den Schlüssel sicher zu löschen. Lässt sich ein defekter Datenträger nicht mehr löschen, wird er vernichtet. Bei SSDs hilft der Löschbefehl des Herstellers; wie das beim alten Rechner praktisch geht, steht im Ratgeber Alten PC entsorgen, Daten löschen.
Für Papier und Datenträger gibt es eine eigene Norm, die DIN 66399, international fortgeführt als ISO/IEC 21964. Sie unterscheidet drei Schutzklassen nach dem Schutzbedarf der Daten und sieben Sicherheitsstufen, die festlegen, wie klein die Teile nach dem Vernichten sein müssen. Den Schutzbedarf legt der Betrieb selbst fest. Wer einen Dienstleister beauftragt, lässt sich Schutzklasse und Sicherheitsstufe auf dem Vernichtungsnachweis bestätigen und legt ihn ab. Kopien in Datensicherungen verschwinden erst, wenn die Sicherung selbst ausläuft; auch das gehört ins Löschkonzept.
06 / ARCHIV
Acht Jahre lesbar: das Archiv auf Datenträgern
Wer digital aufbewahrt, muss die Daten über die ganze Frist verfügbar halten, unverzüglich lesbar machen und maschinell auswerten können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Acht oder zehn Jahre sind in der IT eine lange Zeit, in der Rechner, Programme und oft auch der Buchhaltungsanbieter wechseln. Festplatten fallen im Betrieb deutlich häufiger aus, als das Datenblatt vermuten lässt, und mit dem Alter immer öfter Schroeder und Gibson 2007. Ein Archiv auf einer einzigen Festplatte ist für diese Zeit keine Lösung.
Was trägt, sind zwei voneinander unabhängige Kopien, von denen eine nicht im selben Gebäude liegt, und eine Leseprobe einmal im Jahr. Die Forschung zu Langzeitspeichern nennt genau das als wirksamsten Hebel: verborgene Fehler früh finden und Kopien unabhängig halten Baker u. a. 2006. Gebrannte DVDs taugen höchstens als eine dieser Kopien, ihre Haltbarkeit schwankt deutlich mit dem Hersteller Slattery u. a. 2004. Die Sorge, dass PDF- oder XML-Dateien in zehn Jahren niemand mehr öffnen kann, ist dagegen meist übertrieben, solange es verbreitete, offen beschriebene Formate sind Rosenthal 2010. Heben Sie das Programm zum Lesen trotzdem mit auf. Wie die Kopien aufgebaut sein sollten, erklärt die 3-2-1-Regel.
Ein Sonderfall ist der Wechsel des Buchhaltungs- oder Kassenprogramms. Das alte System muss nicht ewig laufen: Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO). Bis dahin kann der Prüfer verlangen, mit dem alten System zu arbeiten. Wie wir Sicherung und Wiederherstellung aufbauen, steht unter Backup und Notfallwiederherstellung; E-Rechnungen im XML-Format macht der XRechnung-Viewer ohne Zusatzprogramm lesbar.
07 / AUFRÄUMEN
Einmal im Jahr aufräumen: so gehen Sie vor
- Einen festen Termin setzen. Der Januar bietet sich an, weil neue Jahrgänge immer am 1. Januar frei werden. Wer dann aufräumt, erwischt den ganzen Jahrgang.
- Den Vernichtungsplan erstellen. Stichtag im Rechner eintragen, Plan drucken und zu den Unterlagen legen. So ist später nachvollziehbar, was warum weg ist.
- Mit dem Steuerberater abgleichen. Läuft eine Prüfung, ist ein Einspruch offen, ein Bescheid vorläufig oder ein Gerät noch in der Abschreibung? Dann bleibt der betroffene Jahrgang.
- Personenbezogene Daten mitdenken. Lohnunterlagen, Kundenpost und Mitgliederlisten nicht nur im Keller, sondern auch in Buchhaltungsprogramm, Postfach und Cloud-Ordnern aussortieren.
- Sicher vernichten. Papier nach DIN 66399 mit Nachweis, Dateien überschreiben, ausgemusterte Festplatten löschen oder vernichten.
- Das Archiv prüfen. Stichproben aus dem ältesten Jahrgang öffnen, der noch bleiben muss. Lässt sich nichts mehr lesen, ist jetzt der Zeitpunkt, nicht bei der Prüfung.
Typische Fehler
- „Wir heben einfach alles auf." Wer nie löscht, verstößt nach Fristende gegen die Speicherbegrenzung, sobald Personendaten darin stehen, und findet im Ernstfall nichts. Digitales Horten ist verbreitet, am häufigsten bei E-Mails Neave u. a. 2019.
- Ab Rechnungsdatum gerechnet. Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres. Wer im Sommer acht Jahre zurückzählt, vernichtet zu früh.
- Jahresabschluss nach Geschäftsjahr einsortiert. Es zählt das Jahr der Aufstellung, nach Handelsrecht sogar der Feststellung.
- Das Postfach als Archiv. Eine E-Mail, die nur eine Rechnung transportiert, muss nach den GoBD selbst nicht aufbewahrt werden, die Rechnung schon. Ein Postfach lässt sich weder sauber nach Fristen aufräumen noch zuverlässig acht Jahre halten. Was mit dem Postfach von jemandem geschieht, der den Betrieb verlassen hat, ordnet die IT-Checkliste Mitarbeiter ein.
- Die alte Kasse entsorgt, bevor exportiert wurde. Kassenaufzeichnungen bleiben zehn Jahre. Ohne Export ist mit dem Gerät auch die Pflicht unerfüllbar.
- Festplatte formatiert und weitergegeben. Formatieren löscht nur das Inhaltsverzeichnis, nicht die Daten.
08 / FORSCHUNG
Was die Forschung dazu sagt
Die Fristen stehen im Gesetz, nicht in Studien. Was nach der Frist kommt und was die Frist überstehen muss, ist dagegen gut untersucht. Sechs Befunde tragen die Hinweise im Rechner; die vollständige Liste mit Prüfvermerk steht weiter unten.
- Gelöscht heißt nicht weg. Auf ausgemusterten Festplatten liegen oft vertrauliche Daten, die sich wiederherstellen lassen Garfinkel und Shelat 2003. Ob ein Löschverfahren wirkt, hängt an der Ebene, auf der es ansetzt Reardon u. a. 2013, und Entsorgung oder Weiterverkauf sind ein eigener Weg, auf dem Daten abfließen Diesburg und Wang 2010. Deshalb sagt das Ergebnis „überschreiben oder vernichten".
- Datenträger halten kürzer als die Frist. Im Betrieb lagen die jährlichen Austauschraten von Festplatten meist bei 2 bis 4 Prozent statt der aus dem Datenblatt ableitbaren 0,88 Prozent Schroeder und Gibson 2007. Ein Archiv für zehn Jahre überlebt mehrere Platten.
- Kopien schützen, wenn sie unabhängig sind. Für langlebige Daten bringt es am meisten, verborgene Fehler schnell zu entdecken und die Kopien voneinander unabhängig zu halten Baker u. a. 2006. Bei gebrannten Scheiben hängt die Haltbarkeit stark am Hersteller Slattery u. a. 2004.
- Das Format ist selten das Problem. Formatveralterung ist seltener als befürchtet und trifft vor allem seltene Formate Rosenthal 2010. Verbreitete Formate plus das Programm zum Lesen reichen meist.
- Menschen löschen ungern. Beim Umgang mit digitalen Daten reicht das Spektrum vom Horten bis zum regelmäßigen Aufräumen Vitale u. a. 2018, und wer hortet, empfindet das Löschen als unangenehm Sweeten u. a. 2018. Am Arbeitsplatz horteten ausgerechnet Beschäftigte mit Datenschutzaufgaben mehr Neave u. a. 2019. Ein fester Termin und ein Datum je Unterlage nehmen die Entscheidung vom Einzelnen weg.
- Datenschutz in kleinen Betrieben braucht einen Ablauf. KMU mit wenig Blick auf Datenschutz scheiterten vor allem daran, ihre Datenflüsse zu erfassen Sirur u. a. 2018; ein fester Rahmen hat sich in der Erprobung bewährt Brodin 2019. Löschen ist technisch anspruchsvoll, aber mit klaren Regeln machbar Politou u. a. 2018, und die Grundsätze in Art. 5 DSGVO gehören zu den Artikeln, die in Bußgeldentscheidungen am häufigsten herangezogen werden Ruohonen und Hjerppe 2022.
09 / GRENZEN
Was der Rechner nicht weiß
- Ob für ein Jahr noch etwas offen ist. Prüfung, Einspruch und vorläufige Bescheide kennt Ihr Steuerberater. Der Rechner nennt nur die Gründe und rechnet die späte Erklärung aus.
- Fristen aus anderen Gesetzen. Sozialversicherung (§ 28f SGB IV), Arbeitsrecht, Berufsrecht oder Produkthaftung können längere Fristen verlangen. Die längste gilt.
- Ihren Einzelfall. Er gibt Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Weiterlesen
Wie gut Ihr Betrieb einen Ausfall insgesamt verkraftet, prüft der IT-Notfall-Check. Ob die Sicherung im Ernstfall auch zurückkommt, erklärt der Ratgeber zum Wiederherstellungstest. Was Vereine bei ihrer IT sonst beachten sollten, steht unter IT im Verein.
10 / FÜR KI-ASSISTENTEN
Dieses Werkzeug aus einem KI-Assistenten nutzen
Assistenten wie Claude oder ChatGPT, die das Model Context Protocol (MCP) sprechen, können die Rechnung dieser Seite direkt aufrufen, statt sie nachzubauen. Der Server ist öffentlich, braucht keine Anmeldung und speichert nichts. Die Antwort enthält immer den Link auf diese Seite, den Stand der Daten und die Grenzen des Ergebnisses.
- Endpunkt
- https://aureum-tech.com/mcp
- Werkzeug
- werkzeug_aufbewahrungsfristen
- Transport
- Streamable HTTP, nur lesend
| Name | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| belegart | nein | Art der Unterlage: buecher = Bücher und Aufzeichnungen (Journal, Sachkonten, Hauptbuch, Kassenbuch, Anlagenverzeichnis); kasse = Kassenaufzeichnungen und TSE-Exporte (Einzelaufzeichnungen des Kassensystems, Export der TSE und DSFinV-K, Kassenberichte der offenen Ladenkasse); inventar = Inventare (Inventurlisten, Bestandsverzeichnisse zum Stichtag); jahresabschluss = Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Eröffnungsbilanz); lagebericht = Lageberichte (Lagebericht zum Jahresabschluss, Konzernlagebericht); organisation = Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (Verfahrensdokumentation, Kontenplan, Handbücher der Buchhaltungs- und Kassensoftware); buchungsbelege = Buchungsbelege (Quittungen, Kontoauszüge, Gutschriften, Lohnabrechnungen und alles, wonach gebucht wird); rechnungen = Rechnungen auf Papier oder als PDF (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kleinbetragsrechnungen, Gutschriften im Rechnungssinn); erechnung = E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) (XML-Datei der XRechnung, ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten); briefe-empfangen = Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (Aufträge, Auftragsbestätigungen, Reklamationen, Verträge, E-Mails mit dieser Funktion); briefe-abgesandt = Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe (Angebote, die zum Auftrag führten, eigene Auftragsbestätigungen, gesendete E-Mails mit dieser Funktion); sonstige = Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen (Was für die Steuer von Bedeutung ist und in keine andere Gruppe passt); lohnkonto = Lohnkonten (Lohnkonto je Beschäftigtem und Kalenderjahr mit Lohnsteuerabzugsmerkmalen); lieferschein = Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind (Lieferscheine, nach denen nicht gebucht wird); privat-grundstueck = Handwerkerrechnung am Haus, als Privatperson (Rechnung, Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlage über Arbeiten am Grundstück). Ohne belegart, aber mit stichtag, kommt der Vernichtungsplan für alle Belegarten. |
| jahr | nein | Jahr, mit dessen Ende die Frist beginnt: Rechnungs- bzw. Belegjahr, Jahr der letzten Eintragung, bei Jahresabschlüssen das Jahr der Aufstellung (nicht das Geschäftsjahr), bei Lohnkonten das Jahr der letzten Lohnzahlung. Pflicht zusammen mit belegart, außer bei lieferschein. |
| stichtag | nein | Datum JJJJ-MM-TT, für das „darf weg" geprüft wird. Ohne Angabe gilt das heutige Datum. |
| institut | nein | true für Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute: Buchungsbelege und Rechnungen bleiben dort zehn Jahre. |
| gruende | nein | Gründe, die das Vernichten aufhalten: pruefung = Eine Außenprüfung läuft oder ist angekündigt; einspruch = Ein Einspruch oder eine Klage gegen einen Steuerbescheid ist offen; vorlaeufig = Ein Steuerbescheid ist vorläufig ergangen; spaet = Die Steuererklärung für dieses Jahr wurde spät abgegeben; anlage = Der Beleg gehört zu einem Gerät oder einer Maschine, die noch abgeschrieben wird; streit = Ein Rechtsstreit läuft oder zeichnet sich ab. |
Fragen, bei denen ein Assistent es aufrufen sollte
- „Darf ich die Rechnungen aus 2017 jetzt wegwerfen?"
- „Wie lange muss ich den Jahresabschluss 2025 aufbewahren?"
- „Welche Unterlagen darf unser Betrieb zum 1. Januar 2027 vernichten?"
- „Gilt die Verkürzung auf acht Jahre auch für Belege, die vor 2025 entstanden sind?"
Wie die Anbindung funktioniert und was MCP im eigenen Betrieb leisten kann, steht auf der Seite zu MCP-Integrationen.
11 / HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, seit die Frist zum 1. Januar 2025 von zehn Jahren verkürzt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 darf deshalb frühestens am 1. Januar 2035 weg. Bei E-Rechnungen ist die XML-Datei selbst aufzubewahren. Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben bei zehn Jahren.
Welche Unterlagen dürfen zum 1. Januar 2027 vernichtet werden?
Buchungsbelege und Rechnungen bis zum Jahrgang 2018, Bücher, Inventare und Kassendaten bis 2016 (bei Büchern zählt die letzte Eintragung), Jahresabschlüsse, die bis 2016 aufgestellt wurden, sowie Geschäftsbriefe und Lohnkonten bis 2020. Vorher ist zu prüfen, ob eine Außenprüfung, ein Einspruch oder ein vorläufiger Bescheid die Unterlagen noch braucht. Dann bleiben sie, bis das erledigt ist.
Gilt die Verkürzung auf acht Jahre auch für alte Belege?
Ja. Die acht Jahre gelten für alle Buchungsbelege, deren alte Zehn-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 EGHGB, § 27 Abs. 40 UStG). Am 1. Januar 2025 durften deshalb die Jahrgänge bis 2016 weg, zwei mehr als nach altem Recht. Ausgenommen sind Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute: Sie bleiben seit dem 30. Dezember 2025 dauerhaft bei zehn Jahren.
Was bedeutet Ablaufhemmung bei der Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange eine Unterlage für eine Steuer gebraucht wird, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Diese Frist beträgt meist vier Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Erklärung abgegeben wurde. Außenprüfung, Einspruch oder ein vorläufiger Bescheid verlängern sie (§ 171 AO). Die zehnjährige Festsetzungsfrist bei Hinterziehung zählt dafür nicht.
Muss ich geschäftliche E-Mails aufbewahren?
Ja, wenn sie die Rolle eines Handels- oder Geschäftsbriefs haben, etwa ein Auftrag oder eine Reklamation: dann sechs Jahre. Hängt eine Rechnung an, gilt für sie die Frist von acht Jahren. Dient die E-Mail nur als Umschlag für die Rechnung, muss sie nach den GoBD des Bundesfinanzministeriums selbst nicht aufbewahrt werden, die Rechnung schon. Ein Postfach ist dafür als Archiv ungeeignet.
Muss ich nach Ablauf der Frist löschen?
Bei personenbezogenen Daten in aller Regel ja. Solange das Steuerrecht die Aufbewahrung verlangt, ist sie vom Recht auf Löschung ausgenommen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Fällt dieser Grund weg, verlangen die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO das Löschen. Papier und Datenträger werden dann nach DIN 66399 vernichtet, Dateien überschrieben.
Gelten die Aufbewahrungsfristen auch für Vereine?
Ja, soweit der Verein steuerlich Bücher oder Aufzeichnungen führen muss; dann gelten die Fristen aus § 147 AO, also zehn, acht und sechs Jahre. Ein gemeinnütziger Verein muss die Verwendung seiner Mittel ohnehin durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben belegen (§ 63 Abs. 3 AO). Das Doppel der Zuwendungsbestätigung ist aufzubewahren (§ 50 Abs. 7 EStDV); eine eigene Frist nennt die Vorschrift nicht.
Ersetzt der Aufbewahrungsfristen-Rechner den Steuerberater?
Nein. Er rechnet die gesetzlichen Fristen aus und nennt die Gründe, die eine Unterlage länger festhalten. Ob für ein bestimmtes Jahr noch eine Festsetzung offen ist, weiß nur Ihr Steuerberater. Fristen aus Arbeitsrecht, Sozialversicherung oder Berufsrecht sind nicht eingerechnet. Wir kümmern uns um die technische Seite: eine Ablage, die acht oder zehn Jahre lesbar bleibt, und das sichere Löschen danach.
12 / STUDIEN UND QUELLEN
Worauf sich das Werkzeug stützt
Die Richtwerte und Hinweise oben beruhen auf diesen 15 wissenschaftlichen Arbeiten. Jede ist über ihren DOI bzw. die Seite des Verlags geprüft (zuletzt am 13. November 2026): Es gibt sie, sie ist nicht zurückgezogen, und ihr Befund trägt für die Frage heute noch.
Garfinkel, S. L.; Shelat, A. (2003): Remembrance of data passed: a study of disk sanitization practices. IEEE Security & Privacy, 1 (1), S. 17–27
Befund Viele ausgemusterte Festplatten enthalten Informationen, die zugleich vertraulich und wiederherstellbar sind. Die Autoren zeigen das an Laufwerken, die sie selbst gebraucht gekauft haben.
Im Werkzeug Darum sagt das Werkzeug nach Fristende nicht „löschen", sondern überschreiben oder vernichten.
doi.org/10.1109/MSECP.2003.1176992 · Fachzeitschrift
Reardon, J.; Basin, D.; Capkun, S. (2013): SoK: Secure Data Deletion. 2013 IEEE Symposium on Security and Privacy, S. 301–315
Befund Digital gespeicherte Daten werden standardmäßig nicht sicher gelöscht. Ob ein Löschverfahren wirkt, hängt davon ab, auf welcher Ebene es ansetzt (Anwendung, Dateisystem, Treiber); die Arbeit ordnet die Verfahren danach und prüft eine Auswahl auf mehreren Dateisystemen.
Im Werkzeug Grundlage für den Satz „Löschen ist nicht Vernichten" im Ergebnis und im Abschnitt zur Kehrseite.
doi.org/10.1109/SP.2013.28 · Konferenzbeitrag
Diesburg, S. M.; Wang, A.-I. A. (2010): A survey of confidential data storage and deletion methods. ACM Computing Surveys, 43 (1), S. 1–37
Befund Vertrauliche Daten gehen nicht nur durch Diebstahl verloren, sondern auch durch unsachgemäße Entsorgung und den Weiterverkauf von Datenträgern. Die Übersicht vergleicht Verfahren, Daten über ihre ganze Lebensdauer vertraulich zu speichern und zu löschen.
Im Werkzeug Stützt die Reihenfolge auf der Seite: erst die Frist prüfen, dann den Datenträger nachweisbar vernichten, statt ihn weiterzugeben.
doi.org/10.1145/1824795.1824797 · Übersichtsarbeit
Rosenthal, D. S. H. (2010): Format obsolescence: assessing the threat and the defenses. Library Hi Tech, 28 (2), S. 195–210
Befund Dass Dateiformate häufig veralten, hält die Arbeit für eine Fehldiagnose: Formatveralterung ist selten und trifft vor allem seltene Formate. Offene Software und Virtualisierung sind billiger und wirksamer als vorsorgliches Umwandeln.
Im Werkzeug Darum rät die Seite zu verbreiteten, offen beschriebenen Formaten und dazu, das Programm zum Lesen mit aufzuheben, statt Archive ständig umzuwandeln.
doi.org/10.1108/07378831011047613 · Fachzeitschrift
Baker, M.; Shah, M.; Rosenthal, D. S. H. u. a. (2006): A fresh look at the reliability of long-term digital storage. Proceedings of the 1st ACM SIGOPS/EuroSys European Conference on Computer Systems, S. 221–234
Befund Langlebige Daten bedrohen nicht nur Hardware- und Softwarefehler, sondern auch Menschen und Organisationen. Am meisten bringt es, verborgene Fehler schnell zu entdecken, die Reparatur zu automatisieren und die Kopien voneinander unabhängig zu halten.
Im Werkzeug Daraus die Archivregeln der Seite: zwei voneinander unabhängige Kopien und eine regelmäßige Leseprobe.
doi.org/10.1145/1217935.1217957 · Konferenzbeitrag
Schroeder, B.; Gibson, G. A. (2007): Understanding disk failure rates: What does an MTTF of 1,000,000 hours mean to you?. ACM Transactions on Storage, 3 (3), Art. 8
Befund Bei über 110.000 Festplatten im Betrieb lagen die jährlichen Austauschraten meist bei 2 bis 4 Prozent, auf einzelnen Systemen bis 13 Prozent. Aus den Datenblättern hätte man höchstens 0,88 Prozent erwartet. Die Ausfälle nahmen mit dem Alter stetig zu.
Im Werkzeug Ein Archiv für acht oder zehn Jahre überlebt mehrere Festplatten. Die Seite plant deshalb Umzug und Prüfung von vornherein mit ein.
doi.org/10.1145/1288783.1288785 · Fachzeitschrift
Slattery, O.; Lu, R.; Zheng, J. u. a. (2004): Stability comparison of recordable optical discs: A study of error rates in harsh conditions. Journal of Research of the National Institute of Standards and Technology, 109 (5), S. 517
Befund In beschleunigten Alterungstests mit Wärme und Feuchte waren hochwertige beschreibbare DVDs und CDs sehr stabil, zwischen den Herstellern gab es aber deutliche Unterschiede. Direktes Licht erhöhte die Fehlerraten.
Im Werkzeug Darum ist eine gebrannte Scheibe auf der Seite nie das Archiv allein, sondern höchstens eine von mehreren Kopien, dunkel gelagert und geprüft.
doi.org/10.6028/jres.109.038 · Fachzeitschrift
Politou, E.; Alepis, E.; Patsakis, C. (2018): Forgetting personal data and revoking consent under the GDPR: Challenges and proposed solutions. Journal of Cybersecurity, 4 (1), tyy001
Befund Das Recht auf Löschung ist technisch schwer umzusetzen. Machbar ist es nach der Auswertung bestehender Verfahren dann, wenn klare Umsetzungsregeln alle Ausnahmen und Sonderfälle abdecken.
Im Werkzeug Darum verweist die Seite auf ein Löschkonzept, das vor dem ersten Löschtermin festlegt, wo überall Kopien liegen.
doi.org/10.1093/cybsec/tyy001 · Fachzeitschrift
Shastri, S.; Banakar, V.; Wasserman, M. u. a. (2020): Understanding and benchmarking the impact of GDPR on database systems. Proceedings of the VLDB Endowment, 13 (7), S. 1064–1077
Befund Die DSGVO verlangt von Datenbanken große Mengen zusätzlicher Metadaten. Nachgerüstete Systeme arbeiteten bei DSGVO-Aufgaben langsam, und die Leistung sank mit wachsender Menge personenbezogener Daten.
Im Werkzeug Beleg für die Empfehlung, Löschtermine früh festzulegen: Je mehr ungeordnet liegt, desto aufwendiger wird jede Löschung.
doi.org/10.14778/3384345.3384354 · Fachzeitschrift
Sirur, S.; Nurse, J. R. C.; Webb, H. (2018): Are We There Yet? Understanding the Challenges Faced in Complying with the General Data Protection Regulation (GDPR). Proceedings of the 2nd International Workshop on Multimedia Privacy and Security (MPS ’18), S. 88–95
Befund Große Organisationen und sicherheitsorientierte KMU hielten die DSGVO für machbar. KMU mit wenig Blick auf Datenschutz taten sich schwer, vor allem wegen der Breite der Verordnung und weil sie ihre Datenflüsse erst vollständig erfassen mussten.
Im Werkzeug Darum zeigt der Vernichtungsplan alle Belegarten auf einmal: Wer weiß, was wo liegt, kann auch löschen.
doi.org/10.1145/3267357.3267368 · Konferenzbeitrag
Brodin, M. (2019): A Framework for GDPR Compliance for Small- and Medium-Sized Enterprises. European Journal for Security Research, 4 (2), S. 243–264
Befund Die Arbeit entwickelt einen Rahmen, mit dem KMU die DSGVO umsetzen können, und erprobt ihn in drei Organisationen; deren Datenschutzbeauftragte bestätigten danach die Einhaltung.
Im Werkzeug Stützt den Ansatz der Seite, Löschen als festen Ablauf im Jahr einzurichten statt als einmalige Aktion.
doi.org/10.1007/s41125-019-00042-z · Fachzeitschrift
Vitale, F.; Janzen, I.; McGrenere, J. (2018): Hoarding and Minimalism: Tendencies in Digital Data Preservation. Proceedings of the 2018 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems, S. 1–12
Befund In 23 Interviews zeigte sich beim Aufheben digitaler Daten ein Spektrum zwischen zwei Polen: Horten, bei dem große Mengen auch ohne erkennbaren Wert liegen bleiben, und Minimalismus mit wenig Bestand und regelmäßigem Aufräumen.
Im Werkzeug Darum schlägt die Seite einen festen Aufräumtermin vor, statt die Entscheidung der Gewohnheit jedes Einzelnen zu überlassen.
doi.org/10.1145/3173574.3174161 · Konferenzbeitrag
Sweeten, G.; Sillence, E.; Neave, N. (2018): Digital hoarding behaviours: Underlying motivations and potential negative consequences. Computers in Human Behavior, 85, S. 54–60
Befund 45 Befragte beschrieben beim Anhäufen digitaler Dateien dieselben Muster wie beim Horten von Gegenständen: übermäßiges Sammeln, Schwierigkeiten beim Löschen und Unbehagen dabei. Zwischen Arbeit und Zuhause gab es Unterschiede.
Im Werkzeug Erklärt, warum „erst einmal alles behalten" die Regel ist, und warum der Rechner zu jeder Unterlage ein Datum nennt, ab dem Löschen erlaubt ist.
doi.org/10.1016/j.chb.2018.03.031 · Fachzeitschrift
Neave, N.; Briggs, P.; McKellar, K. u. a. (2019): Digital hoarding behaviours: Measurement and evaluation. Computers in Human Behavior, 96, S. 72–77
Befund In zwei Stichproben mit 424 und 203 Erwachsenen war digitales Horten verbreitet, am häufigsten bei E-Mails. Beschäftigte, die Datenschutzaufgaben hatten, horteten am Arbeitsplatz sogar mehr als andere.
Im Werkzeug Grundlage für den Hinweis zu E-Mail-Postfächern bei den typischen Fehlern.
doi.org/10.1016/j.chb.2019.01.037 · Fachzeitschrift
Ruohonen, J.; Hjerppe, K. (2022): The GDPR enforcement fines at glance. Information Systems, 106, 101876
Befund In den ausgewerteten Bußgeldentscheidungen europäischer Datenschutzbehörden wurden die Artikel zu den Grundsätzen der Verarbeitung, zur Rechtmäßigkeit und zur Sicherheit am häufigsten herangezogen.
Im Werkzeug Die Grundsätze in Art. 5 DSGVO enthalten die Speicherbegrenzung. Der Hinweis zur Kehrseite ist deshalb keine Formalie.
doi.org/10.1016/j.is.2021.101876 · Fachzeitschrift
Normen, Behörden und Herstellerangaben
- § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen · gesetze-im-internet.de
- § 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen · gesetze-im-internet.de
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen · gesetze-im-internet.de
- § 41 EStG: Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug · gesetze-im-internet.de
- Art. 97 § 19a EGAO: Aufbewahrungsfristen (Übergang) · gesetze-im-internet.de
- Art. 95 EGHGB: Übergang zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz · gesetze-im-internet.de
- § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 40) · gesetze-im-internet.de
- § 171 AO: Ablaufhemmung · gesetze-im-internet.de
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 5 und 17 · EUR-Lex
- IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein CON.6 Löschen und Vernichten (Edition 2023) · BSI
13 / WEITERE WERKZEUGE
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