IT-Checkliste Mitarbeiter: Was beim Eintritt und Austritt wann zu tun ist

02 / AUSTRITT

Beim Austritt zählt die Reihenfolge

Ein Eintritt hat einen Termin und jemanden, der ihn einfordert: Die neue Kollegin sitzt am ersten Morgen da, und jede Lücke fällt sofort auf. Ein Austritt hat beides nicht. Am Tag nach dem letzten Arbeitstag steht nichts still, wenn das Konto weiterläuft, und deshalb läuft es weiter. Wie es dazu kommt, beschreibt der Ratgeber Ein Mitarbeiter kommt oder geht; die Checkliste setzt Daten und Zuständigkeiten dahinter.

Im normalen Fall ist die Reihenfolge immer dieselbe. Zuerst das Wissen holen, solange die Person noch im Haus ist. Dann das Postfach regeln, bevor gesperrt wird, sonst laufen die ersten Anfragen ins Leere. Am letzten Tag Geräte und Schlüssel gegen die Ausgabeliste zurücknehmen und zum Feierabend das Konto sperren. Gelöscht wird erst, wenn klar ist, was aufbewahrt werden muss. Am Tag danach kommen die Kennwörter dran, die mehrere kannten.

Vorlaufzeiten sind Erfahrungswerte für kleine Betriebe. Die vollständige Liste mit allen Punkten erzeugt das Werkzeug oben, Stand 14. November 2026.

Wenn die Zusammenarbeit sofort endet

Bei einer Freistellung oder einer Trennung im Streit gilt diese Reihenfolge nicht. Dann wird zuerst gesperrt und danach geredet. Das ist unangenehm, und es ist trotzdem richtig. Kreuzen Sie im Werkzeug „Die Zusammenarbeit endet sofort" an, stellt die Liste alle Punkte auf den Tag der Trennung und ordnet sie so:

1. Alle Beteiligten informieren. Zuständig: Büro.
2. Zugangsliste zusammenstellen. Zuständig: IT.
3. Zweiten Admin-Zugang sicherstellen. Zuständig: Geschäftsführung.
4. Konto sperren, nicht löschen. Zuständig: IT.
5. Fernzugang entziehen. Zuständig: IT.
6. Firmendaten vom Mobilgerät entfernen. Zuständig: IT.
7. Zugang zur Branchensoftware sperren. Zuständig: IT.
8. DATEV: Zugangsmedium sperren und Rechte entziehen. Zuständig: Geschäftsführung.
9. Transponder sperren, Alarmcode löschen. Zuständig: Büro.
10. Vollmachten und Firmenkarten widerrufen. Zuständig: Geschäftsführung.
11. Admin-Zugänge schließen. Zuständig: IT.
12. Geteilte Kennwörter ändern. Zuständig: IT.
13. Erst sperren, dann das Gespräch. Zuständig: Geschäftsführung.

Die Übergabe holen Sie am Tag danach schriftlich nach, so weit das noch geht. Ist eine direkte Übergabe nicht möglich, verlangt auch der IT-Grundschutz des BSI eine Dokumentation als Ersatz (Baustein ORP.2, Edition 2023).

Microsoft 365, Google Workspace oder eigener Server

„Sperren statt löschen" hat bei den Cloud-Diensten einen handfesten Grund: Mit dem Konto oder der Lizenz verschwinden nach einer kurzen Frist auch Postfach und Dateien. Die Liste nimmt die Hinweise der Hersteller auf, je nachdem, was Sie in Schritt 3 wählen.

Quellen: Microsoft Learn, Remove a former employee (Stand 30.10.2026), freigegebenes Postfach (Stand 28.04.2026), Google Workspace Admin-Hilfe (abgerufen 14.11.2026).

03 / POSTFACH

Das Postfach nach dem Austritt

Hier wird es heikel, und zwar nicht technisch. Kunden schreiben noch Monate später an die alte Adresse, und irgendwer muss entscheiden, wohin diese Post geht. Das entscheidet die Geschäftsführung, umsetzen tut es die IT. Technisch gibt es drei saubere Wege:

Was keine Lösung ist: das Postfach heimlich weiterlaufen lassen und mitlesen. Sagen Sie der Person vorher, was mit ihrer Adresse passiert, am besten schriftlich. Die Grundlage dafür legen Sie schon beim Eintritt. Die Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden (Januar 2016) empfiehlt eine schriftliche Regel zur Nutzung von E-Mail und Internet und rät, das Firmenpostfach rein dienstlich zu halten. Bei erlaubter privater Nutzung sah sie den Arbeitgeber an das Fernmeldegeheimnis gebunden, gestützt auf § 88 TKG, der seit 1.12.2021 nicht mehr gilt; mehrere Gerichte sahen das anders. Heute bindet § 3 TDDDG nur Anbieter von Telekommunikationsdiensten, und das sind Arbeitgeber nach einem Hinweispapier der Bundesnetzagentur von 2025 in der Regel nicht. Darum steht die Regel in der Liste am ersten Arbeitstag.

Keine Rechtsberatung. Ob und wie lange ein Postfach weiterlaufen darf und was das für private Nachrichten bedeutet, ist eine Rechtsfrage. Sie gehört zu Ihrem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten. Regeln Sie es einmal grundsätzlich, solange kein Fall ansteht; im Abgang verhandelt es sich schlecht.

Wie lange der Inhalt bleiben muss

Gesperrt ist schnell, gelöscht sollte es so bald nicht werden. Geschäftliche Mails sind Handels- oder Geschäftsbriefe, wenn sie ein Geschäft betreffen, und werden 6 Jahre aufbewahrt; Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail ankam oder abging, und sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine offene Steuerfestsetzung Bedeutung haben. Für einen Austritt am 30.11.2026 setzt die Liste deshalb eine Wiedervorlage auf den 01.01.2033; liegen Rechnungen im Postfach, gilt der 01.01.2035. Welche Unterlage wie lange bleibt, zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.

04 / EINTRITT

Vor dem ersten Tag: was Vorlauf braucht

Was ein neuer Arbeitsplatz braucht, ist selten überraschend. Es ist nur mehr, als man im Kopf behält. Den Termin kippt dabei selten das Gerät, denn ein Notebook lässt sich zur Not umwidmen. Es kippt die Lizenz: Einen zusätzlichen Zugang in einer Branchensoftware bekommen Sie nicht über Nacht. Darum steht sie mit dem Gerät vier Wochen vorher auf der Liste. Was davon geliefert werden muss, fragen Sie über die Hardware-Bestellung an; verbindlich ist die Lieferzeit im Angebot.

Die übrigen Punkte folgen dem, was die Forschung zur Einarbeitung zeigt. Wie gut der Einstieg gelingt, hängt vor allem an Rollenklarheit und an der Aufnahme ins Team Bauer u. a. 2007. Vorwissen vor dem ersten Tag hilft dabei ebenso wie die Unterstützung von Betrieb, Vorgesetzten und Kollegen, und zwar jedes für sich Kammeyer-Mueller und Wanberg 2003. Deshalb gibt es eine Willkommensnachricht und einen Paten, und die Liste verteilt die Aufgaben auf mehrere Schultern. Sie trennt außerdem nach dem Zeitpunkt, wie es auch eine Untersuchung konkreter Einarbeitungsmaßnahmen tat, und stellt neben das Technische die Begrüßung und die Begleitung Klein u. a. 2015.

Nach dem ersten Tag ist die Einarbeitung nicht vorbei. In einer Langzeitstudie nahm die Unterstützung, die neue Beschäftigte von ihren Vorgesetzten erlebten, in den Monaten nach dem Einstieg im Mittel ab, und je steiler sie fiel, desto schneller sanken Rollenklarheit und Zufriedenheit Jokisaari und Nurmi 2009. Das Gespräch nach drei Monaten steht deshalb mit Datum auf der Liste. Die drei Monate sind unser Erfahrungswert, nicht die Zahl der Studie. Die Signatur für das neue Postfach erstellt der E-Mail-Signatur-Generator.

Wenn jemand im Haus die Aufgabe wechselt

Ein Wechsel ist Eintritt und Austritt zugleich, nur ohne Abschied. Genau deshalb bleiben die alten Rechte gern stehen: Niemand fragt nach ihnen. Der IT-Grundschutz verlangt, bei personellen Veränderungen nicht mehr benötigte Kennungen und Rechte zu entfernen (Baustein ORP.4). Die Liste setzt dafür einen Termin zwei Wochen nach dem Wechsel, wenn die Übergabe durch ist.

• 2 Wochen vorher: Neue Rolle festlegen. Was bleibt, was kommt dazu, was fällt weg? Die Rollenvorlagen der alten und der neuen Stelle nebeneinanderlegen.
• 2 Wochen vorher: Übergabe der alten Aufgaben planen. Nachfolge benennen und Termine festlegen. Die Person ist zwar noch im Haus, aber ab dem Wechsel mit Neuem beschäftigt.
• Am Stichtag: Neue Gruppen und Freigaben eintragen. Nach der Vorlage der neuen Rolle, mit Datum in die Zugangsliste.
• Nach 2 Wochen: Alte Rechte entfernen. Sobald die Übergabe durch ist, Gruppen und Freigaben der alten Rolle entfernen. Sonst sammelt die Person mit jedem Wechsel Rechte an, die keiner mehr überblickt.

05 / RAHMEN

Was rechtlich gilt, mit Quelle und Stand

Die Liste ist eine Ordnungshilfe. An einigen Stellen berührt sie trotzdem Recht, und dort steht, was gilt und woher es stammt. Im Zweifel klären Sie den Einzelfall mit Anwalt, Datenschutzbeauftragtem oder Steuerberater; wir geben keine Rechtsberatung.

06 / FORSCHUNG

Warum jeder Punkt ein Datum und eine Zuständigkeit hat

Checklisten kommen aus der Luftfahrt, und dort ist auch gut untersucht, warum sie scheitern. Eine Feldstudie im Cockpit fand übergangene und falsch benutzte Listen oft unter den Ursachen von Unfällen und leitete daraus Regeln ab: kurze Punkte, feste Reihenfolge, klarer Zweck Degani und Wiener 1993. Ein Austritt hat ein zusätzliches Problem. Vieles ist erst Wochen später fällig, die Lizenz, die Weiterleitung, die Frist für das Postfach. Genau solche aufgeschobenen Vorhaben werden im Arbeitsalltag leicht vergessen Dismukes 2012. Wer dagegen vorher festlegt, wann und wie er etwas tut, setzt es deutlich öfter um; in einer Metaanalyse über 94 Tests war die Wirkung mittel bis groß Gollwitzer und Sheeran 2006. Darum hat jeder Punkt ein Datum.

Abb. 1 · Jeder Kreis ist ein Punkt der Liste bei voller Auswahl, normaler Abschied. Beim Eintritt liegt die Arbeit vorher (25 von 36), beim Austritt am Tag und danach (21 von 35).

Ein Datum allein genügt nicht, es braucht auch einen Namen. In Interviews mit Verwaltern von Zugriffsrechten wurden die Regeln von mehreren Leuten gemacht und umgesetzt, und wer entschied, war meist nicht der, der es eintrug Bauer u. a. 2009. In einem kleinen Betrieb ist das nicht anders: Über das Postfach entscheidet die Geschäftsführung, die Weiterleitung richtet die IT ein. Die Liste nennt deshalb an jedem Punkt eine Rolle, und Sie können Namen dazuschreiben. Die Rollen selbst sind der zweite Hebel. Rechte an Rollen statt an Personen zu binden, vereinfacht ihre Verwaltung Sandhu u. a. 1996. Für einen Betrieb mit zwölf Leuten heißt das schlicht: eine Seite je Stelle, die beim Eintritt die Einrichtungsliste ist und beim Austritt die Abmeldeliste.

Wissen geht mit der Person

Konten sind schnell gesperrt. Was die Person wusste, kommt danach kaum zurück. Eine fünfjährige Studie in einer Behörde fand nach Abgängen geringere Produktivität, längere Einarbeitung und langsamere Abläufe, und die Lücke schloss sich nicht von selbst Massingham 2018. In kleinen Betrieben ging beim Abschied erfahrener Leute vor allem fünferlei verloren: Fachwissen, Geschäftsbeziehungen, das Gedächtnis des Betriebs, Wissen über Systeme und Abläufe sowie über Regeln und Zuständigkeiten Joe u. a. 2013. Der Übergabe-Punkt der Liste fragt genau das ab, bis hin zu den Portalen, die nur die Person kannte.

Dass es oft trotzdem nicht passiert, zeigt eine Fallstudie aus einem deutschen Druckbetrieb: Alle kannten die Lücken bei der Nachfolge, gehandelt wurde aber für die laufenden Aufträge Durst und Wilhelm 2012. Die Übergabe bekommt deshalb feste Termine drei Wochen vorher. Wie viel ein früher Anfang bringt, zeigt ein kleiner Fertigungsbetrieb, in dem ein als unersetzlich geltender Mitarbeiter krank ausfiel. Er hatte über die Zeit viel Wissen an Kollegen weitergegeben, und die Produktivität sank überraschend nicht Starke u. a. 2003. Und wer geht, nimmt Beziehungen mit. In einer Restaurantkette sagte dieser Verlust die Leistung voraus, über die reine Zahl der Abgänge hinaus, am stärksten dort, wo sonst wenig Wechsel war Shaw u. a. 2005. Kunden und Lieferanten zu informieren ist deshalb ein eigener Punkt.

Bleiben die geteilten Zugänge: das WLAN, der Router, das Konto beim Telefonanbieter, das Lieferantenportal. Wer ein geteiltes Konto beenden will, erlebt das als mühsam, und von allein endet es nicht Obada-Obieh u. a. 2020. Die Liste macht daraus zwei Punkte: die Liste der Kennwörter vor dem letzten Tag und den Wechsel danach. Neue Kennwörter erzeugt der Passwort-Generator.

07 / VORGEHEN

So arbeiten Sie mit der Liste

1. Einmal eine Rollenvorlage je Stelle schreiben. Büro, Werkstatt, Außendienst, Geschäftsführung: Gerät, Programme, Freigaben, Durchwahl. Die Auswahl im Werkzeug ist ein guter Anfang dafür.
2. Bei jedem Wechsel die Liste erzeugen. Stichtag eintragen, Auswahl prüfen, drucken oder als Text in Ihre Aufgabenliste kopieren. Wer mag, lässt den Stand im Browser speichern.
3. Jede Zeile mit Datum abhaken. Auf dem Ausdruck steht dafür „erledigt am, von". Was nicht abgehakt ist, ist offen.
4. Die Vorlage nachtragen. Was gefehlt hat oder überflüssig war, ändern. Nach zwei Durchläufen stimmt sie.
5. Zweimal im Jahr die Zugänge gegen die Personalliste halten. Ein Konto ohne Menschen dahinter ist der häufigste Fund.

Wo die Liste aufhört

• Keine Rechtsberatung. Postfach, Fristen und Beschäftigtendaten stehen mit Quelle da. Den Einzelfall klären Anwalt, Datenschutzbeauftragter oder Steuerberater.
• Nur die IT und das Drumherum. Kündigung, Zeugnis, Urlaub, Personalakte und Arbeitsschutz gehören nicht dazu.
• Daten mit Augenmaß. Die Vorlaufzeiten sind Erfahrungswerte. Wochenenden und bundesweite Feiertage verschiebt die Liste, Feiertage einzelner Länder wie der Reformationstag in Sachsen bleiben unberücksichtigt.
• Branchensoftware ist verschieden. Wie ein Zugang angelegt oder gesperrt wird, sagt der Hersteller. Die Liste erinnert daran, wann es passieren muss.

Ein- und Austritte gehören bei unserer laufenden IT-Betreuung dazu, dann liegen die Rollenvorlagen schon bereit. Einzelne Wechsel erledigen wir genauso, meist per Fernwartung und vor Ort, wenn ein Gerät angefasst werden muss. Wer viele Arbeitsplätze gleich aufsetzt, findet unter Client-Management, wie das nach Schema läuft.

08 / FÜR KI-ASSISTENTEN

Dieses Werkzeug aus einem KI-Assistenten nutzen

Assistenten wie Claude oder ChatGPT, die das Model Context Protocol (MCP) sprechen, können die Rechnung dieser Seite direkt aufrufen, statt sie nachzubauen. Der Server ist öffentlich, braucht keine Anmeldung und speichert nichts. Die Antwort enthält immer den Link auf diese Seite, den Stand der Daten und die Grenzen des Ergebnisses.

Endpunkt

https://aureum-tech.com/mcp

Werkzeug

werkzeug_mitarbeiter_checkliste

Transport

Streamable HTTP, nur lesend

Fragen, bei denen ein Assistent es aufrufen sollte

• „Eine Mitarbeiterin hört am 30. November auf. Was müssen wir mit ihrem Microsoft-365-Konto und dem Postfach machen?"
• „Am 2. Januar fängt ein neuer Kollege im Außendienst an. Was muss die IT bis wann vorbereiten?"
• „Wir trennen uns heute sofort von einem Mitarbeiter mit Admin-Rechten. In welcher Reihenfolge sperren wir?"
• „Ein Mitarbeiter wechselt vom Lager ins Büro. Welche Rechte kommen dazu, welche müssen weg?"

Wie die Anbindung funktioniert und was MCP im eigenen Betrieb leisten kann, steht auf der Seite zu MCP-Integrationen.

09 / HÄUFIGE FRAGEN

Häufige Fragen zu Eintritt und Austritt